Svakodnevne navike su ključ za kontinuirano poboljšanje

Ako ne pravite svakodnevno napredak ne praktikujete kontinuirano poboljšanje.

Lean razmišljanje se bavi namjernim i ciljanim praksama primjenjivanja naučne metode na stvaranje napretka svaki dan. Toyota je osnovala svoj biznis na ovoj filozofiji zajedno sa konceptom ”poštovanja za ljude”. Ovaj par je razvio neprikosnovenu, održivu metodu za uključivanje radne snage u poslove kompanije horizontalno i vertikalno. Da ne spominjem kroćenje ljudskog potencijala pogotovo na prvim linijama.

Razvijanje svakodnevnih navika

Razvijanje sistema rada baziranog na standardizaciji i rutini ima mnogo benefita za organizaciju. Stvara okruženje stabilnosti i predvidivosti gdje su varijacije i devijacije od norme odmah uočljive – što nam pomaže pri brzoj korekciji. Rutina također ide u korist naših kvaliteta kao ljudi. Imamo jaku preferenciju za repetitivne zadatke gdje naš mozak može uključiti ”auto pilot”. Iako zauzima samo oko 2% ukupne tjelesne mase, ljudski mozak konzumira do 20% tjelesne energije. Dakle, energija koju sačuvamo time da ne moramo razmišljati previše i smanjenjem otpora u našim moždanim funkcijama je vrlo vrijedna. Još jedan primjer važnosti navika. Blagoslov i kletva je to da smo mi stvorenja od navika. Preferiramo komfor i sigurnost nečega što je poznato. Pristrasni smo prema rutini koja može biti od koristi i komplementarna za ciljeve – ili ne.

”Uvijek smo tako radili” je tipičan odgovor kada su promjene na pragu. Naš prirodni instinkt je da zaštitimo navike i rutine zbog njihove familijarnosti. Promjena znači neugodnost, znači otpor, i stvara trenje u našim mozgovima koji se obično osjećaju sigurno u poznatom i pretpostavljenom. Sjetite se bilo koje situacije u vašem životu kada se nešto promijenilo. Kada ste naučili novu vještinu ili razvili drugačiju naviku – trebalo je vremena, trebalo je strpljenja i trebalo je mnogo fokusa i energije dok stvari nisu postale lakše kada smo dosegli nivo majstorstva. Nivo majstorstva i prateća jednostavnost se dešavaju kada se naši neuronski putevi povežu. Izglade put za misli, radnje i ponašanja koja se dešavaju bez potrebe za neuronskim konjskim snagama i energijom.

Naše svakodnevne rutine na radnom mjestu nisu ništa drugačije.

Činjenje procesa kontinuiranog poboljšanja trajnim

Kako bi se uspostavila kultura poboljšanja i učenja u vašoj organizaciji, fundamentalno je da se strukture i prakse koje omogućavaju ove aktivnosti posmatraju iz dana u dan.

Toyota ima mantru, ”svako, svaki dan”. To znači da je svim ljudima omogućeno, i da se očekuje, da učestvuju u aktivnostima kontinuiranog poboljšanja kao dio njihovog svakodnevnog posla.

Kontinuirano poboljšanje po svojoj prirodi mora biti neprekidna radnja i kao svaka druga navika mora se dešavati na redovnoj (svakodnevnoj) bazi. Jednostavno ne možemo razviti potrebnu mišićnu memoriju ako nemamo disciplinu da prakticiramo svaki dan – ili više puta dnevno. Kao bilo koja rutinska praksa mora se dešavati redovno, mora se dešavati prateći određenu formu i mora uključivati coaching i osvrtanje za optimizaciju benefita.

U mnogim organizacijama Kaizen (promjena na dobro) aktivnosti su sporadične i često mogu biti mjesecima razmaknute. Povrh toga, ključni dioničari su često isključeni ili nisu konsultovani tokom procesa planiranja. To dodaje na težini neoptimiziranja ili održavanja potencijalnih dobitaka od aktivnosti kontinuiranog poboljšanja. Kada bi uzimali gitaru ponekad da vježbamo, teško da ćemo odsvirati ”Stairway to Heaven” u skorije vrijeme.

Ako ćemo postati veliki lean učenici i rješavatelji problema onda je imperativ da svaki dan praktikujemo kontinuirano poboljšanje i da imamo jaku pristrasnost za praktične radnje.

Promjena svakodnevnih navika zahtijeva dosljednost

Razvijanje novih navika zahtijeva nekoliko stvari, ali u konačnici se radi o promjeni našeg ponašanja – načina na koji radimo stvari. James Clear u svojoj knjizi ”Atomic Habits” ovo vrlo dobro sročava kada priča o tri sloja promjene ponašanja. Slojevi su:

Promjena rezultata – metrika i mjerenje rezultata
Promjena procesa – navike, rutine i sistemi
Promjena identiteta – uvjerenja, imidž, osude i pristrasnosti

Na mnoge načine ovo također oslikava Sinek-ov ‘zlatni krug’ ”Šta, kako i zašto?”. Poenta je: moramo imati jasnu sliku svrhe i identiteta kao temelj za značajnu i održivu promjenu ponašanja. I kao pojedinci i kao organizacije.

Kako ovo praktično izgleda u lean organizaciji je to da se navike kontinuiranog poboljšanja svakodnevno praktikuju, i također se praktikuju vizuelno. Obje ove stvari idu u korist naših vrlina ponavljanja rutina. Također smanjuju barijere za ulazak kroz kreiranje radnog mjesta fokusiranog oko jednostavnih vizuelnih procesa i metrike. Struktura svakodnevnih sastanaka koji se dešavaju svaki dan u isto vrijeme, koji prate isti format, pomaže nam da uspostavimo proces koji ispunjava naše ciljeve učenja, poboljšanja i praktičnog rješavanja problema.

Kulture kroz disciplinu

U suštini, ako želimo razviti nove, ili usavršiti trenutne, navike i načine obavljanja stvari, onda mora postojati namjerna prilagodba na novi način. Nove navike se mogu formirati samo kroz disciplinu i pokoravanje strukturi koja pruža repeticiju na redovnoj (dnevnoj) bazi. Kultura lean razmišljanja se ne dešava preko noći i zahtijeva praktikovanje i istrajnost oko jednostavnog ali vrlo sofisticiranog seta vizuelnih alata i principa.

Međutim, kako se benefiti prezentuju i pouzdanje u svakodnevne prakse izgrađuje mindset, i stavovi se počinju mijenjati. Lakoća i frekvencija sa kojom izvodimo kontinuirano poboljšanje ubrzava – baš kao vožnja bicikla.

Članak ”Daily habits the key to continuous improvement”, autora Paul Dunlop-a, preveden je sa portala Team Assurance.