Kako upravljanje vremenom pomaže u stvaranju dodatnog vremena

Ako ste kao većina ljudi, vjerovatno se poistovjećujete sa ovim momentom iz (jednog od mojih najdražih filmova) Office Space.

Želim pomoći svima vama koji se osjećate ovako (a znam da vas ima puno), jer će maksimiziranje vašeg vremena biti ključ za ubrzanje vaše karijere i vaše kompanije.

Nekad sam imao dane kada sam se osvrtao unazad i imao sam čitave blokove vremena na koje nisam mogao računati. Osjećao sam se zauzeto, ali osjećao sam se i kao da ništa nisam postigao. Prije dvije godine donio sam novogodišnju odluku da prestanem pokušavati upravljati svojim vremenom i počnem „maksimizirati“ broj sati koje imam u određenom danu, a ovdje ću podijeliti kako to radim.

Često ne shvatamo koliko vremena imamo u danu. Pod pretpostavkom da spavate 8 sati i radite 8 sati, nakon toga još uvijek imate velik dio vremena. Pa razgovarajmo o maksimizaciji vremena za razliku od upravljanja vremenom. Kako na najbolji način iskoristiti svoje vrijeme, umjesto da se pitate gdje vam je ono otišlo?

Postoji citat Johna Maxwella, jednog od najistaknutijih lidera poslovnog liderstva, koji volim.

Ovdje zamijenim vrijeme za novac i shvatam da je oboje istina.

Budžetiranje vašeg vremena govori vremenu gdje se treba utrošiti, umjesto da se pitate gdje vam je ono nestalo.

Ono o čemu zapravo govorimo je namjeravanje: namjera je način na koji ćemo steći vlast nad svojim danom. Ovdje ću govoriti o tome kako blokiram svoj kalendar kako bih realno iskoristio svoje vrijeme.

Ne morate implementirati sve strategije koje ću vam predložiti, ali ako iskoristite bilo koju od njih, bit ćete svjesniji svog vremena. Na taj način možete odrediti gdje će ići vaše vrijeme i prestati se pitati gdje je prošao vaš dan.

Pa prođimo kroz korake!

Korak 1: Isplanirajte svoju idealnu sedmicu

Razmišljajte unaprijed: kako želim da prođe moja sedmica – prije nego što ostatak svijeta uđe u nju? Želimo pokušati nametnuti svoju volju na svoj vlastiti raspored. Imate kontrolu nad tim kako izgleda vaša sedmica, ali morate prije vremena odlučiti da imate tu kontrolu. Ako se uvuku dodatne obaveze, više nemate kontrolu.

Korak 1 je 90% posla – to je planiranje vašeg zadanog rasporeda.

Odlučite sami za sebe: koja je vaša idealna sedmica? Zapamtite, ovdje je ključna riječ idealna. Ono što ovdje napravite nikada se *zapravo* neće dogoditi. To je stvarnost. Ali približavanje tom idealu i namjera s vremenom pomažu vam da ga maksimizirate.

Postoji nekoliko najboljih praksi koje ja volim razmotriti kad započinjem ovo:

Napravio sam kalendar radne sedmice u Excelu i koristim ga za stvaranje zadanog rasporeda. Predlažem da ga isprintate i ručno blokirate svoje vrijeme.

(SAVJET: Evo linka do lista koji koristim)

Važno je da vam cijeli raspored bude na samo jednom kalendaru. To nije idealan plan za samo vaš radni život. Uključio sam vikende. Nemojte imati odvojenu idealnu sedmicu za posao i odvojenu za svoj lični život. Ovo bi trebala biti vaša idealna cjelokupna sedmica.

1. Svaki dan po tema:

Razmislite o svakodnenvnim stvarima (sastanci, pisanje, drugi kritični zadaci) koje trebate raditi svake sedmice i skupite te stvari. Teme koje koristim su:

Kritični zadaci
Dani sastanka
Dani snimanja
Dani strategije

Na primjer; nedjelje su moji slobodni dani koje provodim sa porodicom. Ponedeljak i utorak su moji „kritični dani zadataka“. Odvojio sam srijedu za sastanke. Moram puno biti pred kamerama, pa su četvrtkom dani snimanja – tada snimam većinu sadržaja. Petke sam izdvojio da nadoknadim stvari.

Zapamtite: ne želimo upravljati svakom sekundom svakog dana. Važno je ugraditi stvarnost u svoj raspored i prepoznati da se neće sve završiti do petka. Subota je još jedan slobodan dan.

To su samo opšte teme. Ne moramo biti kruti s tim – ne znači da nikada nemam sastanak na dan „kritičnog zadatka“. Rasporedi nisu u okovima, oni su vodilje.

Vaši će izgledati drugačije. Ali poenta je u tome da razmislite o kritičnim aspektima svog posla i onoga što radite i odlučite ih podijeliti.

2. Blokirajte lično vrijeme

Ovo može biti iznenađujuće, ali prvo što blokiram je moje slobodno vrijeme, jer važno je imati vremena. Pretpostavljam da imate prioritete u svom životu, a ja ću još pretpostaviti da posao koji radite nije apsolutni vrh te liste. Nadam se da nije! Bez obzira na to jesu li to porodica, prijatelji, vjera, mora postojati nešto čemu dajete prioritet.

Ako je to slučaj (pod pretpostavkom da je riječ o nečemu osobnom), prvo to pokušajte. Zapitajte se: Kada započinjete raditi na stvarima koje želite raditi? Kada se bavite stvarima koje su važne, ali nisu hitne?

Evo kako izgleda to kod mene:

Izdvojite 80% svog kapaciteta. Ali ostavite prostor od 20% koji možete potrošiti kako god želite.

Nakon što mi se blokira lično vrijeme, ostaje puno vremena za druge stvari. Ovdje imamo dovoljno vremena za izvršavanje radnih zadataka, pa ne dopuštamo da se posao prelije u subotu. Zašto? Jer je to vrijeme zauzeto. Zapamtite, rad se ima tendenciju širiti kako bi ispunio prostor koji ste mu dali.

3. Blokirajte vrijeme početka i zaustavljanja

Dalje, blokiram vrijeme početka i zaustavljanja za moje aktivnosti, omogućavajući vrijeme pauza.

Kada vaš dan općenito započinje i kada završava? Blokiram 30 minuta ujutro da bih stigao do kancelarije. Treba li zapravo 30 minuta? Ne. Da li je nekada toliko potrebno? Apsolutno.

Također blokiram svoju rutinu kretanja. To znači pregledati moj planer i pregledati moje zadatke i cjelokupan dan. Preispitujem „zadatke za-uraditi“ radi usklađivanja sa svojim kvartalnim ciljevima. Pregledavam svoje ciljeve za tromjesečje, a zatim se pobrinem da se moji zadaci usklade s tim. Također sam odvojio sedmične ciljeve „Big 3“ koje moram obaviti do kraja sedmice.

Zatim pregledajte svoj kalendar za taj dan. Bili biste šokirani koliko često pogledam svoj kalendar i shvatim da sam potpuno zaboravio na nešto na njemu.

Sljedeće je pregled vaših e-mailova. Je li nešto došlo preko noći što će u potpunosti poništiti ono što ste postavili na današnji raspored? Mnogi ljudi koji rade s produktivnošću reći će da ujutro ne provjeravaju svoje e-mailove, ali praktično govoreći, ponekad vas u vašim e-mailovima može čekati nagazna mina i morate je pogledati. Ali e-mail gledam tek nakon što usidrim dan. Tek tada pitam: „Postoji li ovdje nešto što je vrijedno ponovnog prioriteta mog dana?“

Kad je to gotovo, sljedeći korak je ključan: nagradim se šoljom kafe. Jednom kad sjednem s kafom, već znam na čemu ću prvo početi raditi, jer sam uzeo vremena da pređem preko svog isplaniranog dana.

Dakle, to je moja startup rutina.

Vrijedno je razmisliti: kako želite započeti dan?

Također imam rutinu isključenja za kraj dana. Na ovaj način svoj posao fizički ili mentalno ne nosim kući sa sobom. To je naličje moje startup rutine. Pogledam svoje zadatke za sljedeći dan, pitam šta sam završio za taj dan i ponovo pogledam svoje pristigle e-mailove.

I umjesto da se nagradim šoljom kafe, možda se nagradim burbonom ili samo šetnjom po uredu kako bi se ispričao sa kolegama. Samo neki način da to označim: u redu, ovo je kraj dana.

Primijetite da ovdje provodimo puno vremena razmišljajući o svom danu i još nismo stigli do stvarnog radnog dana. Ali upamtite da je ključna riječ namjera.

4. Blokirajte ponavljajuće sastanke i obaveze

Dalje, razmislite o bilo kojim sedmičnim stalnim sastancima koje imate, onima na kojima drugi računaju da ćete biti tamo. Blokirajte ih.

5. Blokirajte fokus i vrijeme kritičnog zadatka

Ako u kalendaru ne blokirate vrijeme za obavljanje stvari koje su zaista bitne, vihor će ih preuzeti. „Vihor“ su sve sitnice koje se mogu pojaviti; to je redovan životni tok. Vihor je: „Hej, imaš li 15 minuta?“ , „Ova stvar je slomljena, možeš li je popraviti?“

Vihor je redovan životni tok – posebno u poslu. Bilo da ste kompanija sa 1 ili 1000 zaposlenika, dogodit će se stvari koje su izvan vaše kontrole. Ono što možemo kontrolisati je KADA se nosimo s tim.

Tako stvaram blokove vremena da se usredsredim na određene zadatke, poput mojih „Big 3“ ciljeva za taj dan. Blokiram vrijeme fokusiranja ujutro, jer znam da sam tada najbolji. Možda ste drugačiji. Blokirajte vrijeme prema vašem najboljem vremenu.

Trudim se da se barem jedan sat dnevno fokusiram. Stvari će se pojaviti, ali ako budžetiram svoje vrijeme na dvosatni fokus blok, znam da ću dobiti barem jedan od tih sati da nešto obavim.

6. Blokirajte „otvorena vremena“ za sastanke i druge aktivnosti

Dalje, blokirajte vrijeme za sastanke koji mogu iskrsnuti. Ako me neko zamoli za ručak, znam da su ponedeljci uglavnom otvoreni. Ostavljam otvoreno za interne sastanke od 11 do 12 sati – tada svako u kompaniji može odrediti vrijeme za sastanak sa mnom.

Korak 2: Prenesite raspored na online kalendar

Papirni kalendar služi za izradu mog zadanog rasporeda, ali treba mi digitalna kopija kako bi mogao biti fleksibilan, jer će se stvari neizbježno promijeniti.

Ja svoj raspored označavam bojama. Koristite sve boje koje vam odgovaraju, ali ovako izgleda moja:

Tamnoplavo je rezervisano vrijeme
Svijetloplava je otvoreno vrijeme i kada sam dostupan
Narandžasto je lično vrijeme

Na mom kalendaru nema otvorenog ili praznog mjesta. Sve se obračunava iz zadane perspektive. Ako me neko zamoli da uzmempauzu za ručak, znam iz mojih zadanih postavki, to će uvijek biti ili četvrtak ili ponedjeljak, jer sam tada blokirao svoje vrijeme da budem dostupan za ručak.

Kad se odlučite za zadani raspored, vrijeme je da…

Korak 3: Planirajte svoju sedmicu

Dakle, postavili ste zadane postavke, blokirali ste neko vrijeme, sada možete planirati svoju sedmicu.

Evo nekoliko najboljih praksi koje morate imati na umu:

Svake sedmice nedjeljom navečer planiram tu određenu sedmicu. Neki to rade do kraja dana u petak, ali to je zaista osobna želja. Ponedeljak ujutro je prekasno – do tada ćete pokušavati upravljati svojim vremenom (umjesto da ga maksimizirate) jer je vihor već počeo.

Tada pregledam svoje ciljeve i povezujem se s njima:

Koji su moji ciljevi za ovu sedmicu?
Pregledaj kalendar i zabilježi glavne obaveze i „zadatke za-uraditi“.
Pregledaj sastanke i obaveze koji se ponavljaju. Da li se još uvijek sastajem sa_____

Također svake sedmice procjenjujem svoje teme i pitam rade li još uvijek.

Zatim pogledam ono za šta sam se već obavezao i ponovo pregledam svoje teme i ciljeve, samo da budem siguran da ne dopuštam da se uvlače stvari koje nisu prioriteti.

Na kraju, određujem svoj sedmični „Big 3.“ To su stvari koje treba obaviti kako bih se približio mojim većim ciljevima. Također biram realne sedmične ciljeve: moram ih moći ostvariti u okviru blokova fokusa koje sam već ugradio.

Posljednji dio u koraku je ograničavanje praznina. Tu gledam svoj raspored i vidim mogu li učiniti da većina svijetloplave boje nestane.

Ako je na mom rasporedu još uvijek svijetloplava, to ne znači da nemam nešto zakazano, to samo znači da se obavezujem da ću sastati sam sa sobom. I to blokiram u tamnoplavoj boji.

Korak 4: Odredite dnevni „Big 3“ i druge zadatke

Zapamtite, imamo sedmične ciljeve „Big 3“, ali na kraju svakog dana pitam se: „Šta moram postići sutra da bih krenuo ka ostvarenju onih sedmičnih „ Big 3 “?

Ako svaki dan mogu potrošiti samo jedan sat na jedan od svojih sedmčnih „Big 3“ nevjerovatno je da ih ne uspijem obaviti do kraja sedmice. To je moje pravilo koje sam usvojio. Taj se sat vremena često može pretvoriti u 2 ili 3. Ali ako ga nikad ne zakažete, to se nikada neće dogoditi.

Zatim pregledam ostale stvari koje trebam obaviti sutradan i rangiram ih po prioritetu. Ako sam zakazao sastanak, on se također nalazi na toj listi.

Korak 5: Dokumentirajte svoje dane

Za mene je također važno pregledati i razmisliti o onome što sam radio tokom dana kako bih mogao procijeniti napredujem li u svojim ciljevima.

Napravimo vježbu: Odvojite minutu i razmislite o svim stvarima koje ste radili prošle sedmice na poslu.

Ako se ne možete sjetiti, to je zato što niste učinili ništa značajno. Ili to znači da ste učinili neke velike stvari i ne možete ih se sjetiti, jer ste izgubili sposobnost slavlja.

Zato preporučujem vođenje radnog dnevnika. Ne koristim svoj za dokumentiranje onoga što TREBAM učiniti – to je moj digitalni kalendar. Svoj radni dnevnik koristim za dokumentovanje onoga što sam uradio.

Evo mog:

Na ovaj način imam napravljen zapisnik o onome što sam radio kako bih mogao vidjeti gdje je otišlo moje vrijeme (to je maksimiziranje vremena, narode). Ono što je zakazano za budućnost, promijenit će se, pa mora biti fleksibilno. Zbog toga digitalni kalendar više ima smisla za planirati nadolazeću sedmicu, a ne razmišljati o prošloj.

Za to vam je potreban fizički planer. Obavezno odaberite onaj koji odgovara vašem stilu. Evo nekoliko preporuka koje su zaposlenici ovdje u DigitalMarketeru preporučili:

Planer punog fokusa (Full Focus Planner )
Best Self Journal (Best Self Journal )
Projekt Evo (Project Evo )

Koristim planer Full Focus, ali opet, to su vaše lične preferense i sve što vam najbolje odgovara. Ne treba vam otmeni planer, naravno. Možete to jednostavno učiniti u uobičajnoj svesci i dokumentirati svoj „Big 3“, svoj zadatak i kako ste proveli taj dan.

Korak 6: Pregled svake sedmice

Posljednji korak je pregled vaše sedmice nakon što završite kako biste mogli pomoći u planiranju sljedeće. Obično to radim nedjeljom navečer kada planiram narednu sedmicu. Opet, ako pričekate do ponedeljka ujutro, prekasno je.

Postavite sebi ova pitanja i iskoristite odgovore koji će vam pomoći da definišete sljedeću sedmicu. Na ovaj način stalno poboljšavate i maksimizirate svoje vrijeme.

Pronalaženje pravog puta za maksimiziranje vašeg vremena (umjesto upravljanja vašim vremenom), naravno, bit će puno eksperimentisanja. Ali sa svakom prilagodbom imat ćete veću namjeru i maksimizirat ćete toliko svog vremena. U osnovi, imat ćete veću kontrolu nad svojim životom, tako da vaš život ne kontroliše vas. Na ovaj način se više nećete osvrtati i pitati se gdje je otišla ta sedmica vašeg života.

Članak „How Time Management Becomes Time Maximization” autora Ryan Deiss-a preveden sa Digitalmarketer.