Digitalizacija, automatizacija i sigurnost: Uz PANTHEON DMS mijenja se poslovanje, ali i navike!

Facebook Twitter LinkedIn

Ovo su samo neke brojke koje pokazuju u kakvom haosu zaposlenici mogu funkcionirati, ali i koje ukazuju na potrebu da se svakodnevne obaveze u preduzećima optimiziraju. Ovdje ePoslovanje pokazuje svoj puni potencijal, a dokumentni sistem otvara mogućnosti da mijenja poslovne, ali i lične navike.

Ne čudi, dakle, da sve više kompanija odlučuje unaprijediti svoje poslovanje pomoću programa PANTHEON i rješenja PANTHEON Dokumentni sistem (DMS).

Kemal Tucaković, prodajni savjetnik za ePoslovanje u Datalabu BH

Zanimljiva je transformacija poslovanja kroz implementaciju PANTHEON DMS & eKnjiženje rješenja te iskustvo računovodstvene agencije Markart.

Emina Tahirović, direktorica agencije Markart, ističe: „Očekujemo da će ova inicijativa dodatno unaprijediti naše poslovanje, omogućavajući nam da budemo još efikasniji, tačniji i konkurentniji na tržištu. Već godinama unazad digitalizaciju smatramo nezaobilaznim procesom našeg poslovanja. Uzimajući u obzir značajne prednosti koje ovaj proces donosi, zadovoljni smo podrškom koju nam je Datalab pružio u implementaciji novih digitalnih rješenja. Na tehnološke inovacije ove vrste gledamo kao jedan od temelja našeg dugoročnog uspjeha i rasta.“

S Kemalom Tucakovićem, prodajnim savjetnikom za ePoslovanje u Datalabu BH, razgovarali smo upravo o ovim temama: prednostima korištenja PANTHEON Dokumentnog sistema (DMS) u odnosu na tradicionalne metode upravljanja dokumentima, prilagodljivosti PANTHEON DMS-a, ali i (ne)povjerljivosti i potrebama klijenata na počecima implementacije ovih sistema.

. . .

Koje su ključne prednosti korištenja PANTHEON Dokumentnog sistema (DMS) u odnosu na tradicionalne metode upravljanja dokumentima? Koje izazove ovaj sistem rješava?

PANTHEON Dokumentni sistem (DMS) nudi značajne prednosti u odnosu na tradicionalne metode upravljanja dokumentima, prije svega kroz digitalizaciju, automatizaciju i unapređenje sigurnosti poslovne dokumentacije. Korištenjem DMS-a, preduzeća eliminiraju potrebu za fizičkim arhivama, ručnim pretraživanjem i čuvanjem papirnih dokumenata, čime se olakšava pristup i pretraga.

Jedan od ključnih izazova koje PANTHEON DMS rješava je efikasnost obrade dokumenata. Automatizacija procesa, poput OCR prepoznavanja i digitalnih tokova rada, smanjuje manuelni unos podataka i ubrzava odobravanje i razmjenu dokumenata među odjelima. Takođe, omogućava integraciju sa ostalim poslovnim procesima unutar ERP sistema, što omogućava povezanost dokumentacije sa računovodstvom, kadrovima, nabavkom i drugim sektorima.

Upotrebom PANTHEON DMS-a, preduzeća mogu poboljšati organizaciju, efikasnost i sigurnost, čime optimiziraju svoje poslovne procese i osiguravaju usklađenost sa važećim regulatornim standardima

Sigurnost je još jedan važan aspekt. Tradicionalni papirni dokumenti su podložni oštećenju, gubitku ili neovlaštenom pristupu. PANTHEON DMS nudi preciznu kontrolu pristupa, enkripciju i revizijske zapise, koji omogućavaju praćenje svih izmjena i aktivnosti nad dokumentima. Takođe, smanjenje troškova vezanih za štampanje i fizičku distribuciju dokumenata doprinosi ekološki održivom poslovanju.

Korištenjem PANTHEON DMS-a, preduzeća postižu veću organizovanost, efikasnost i sigurnost, optimizirajući poslovne procese i osiguravajući usklađenost sa regulatornim zahtjevima.

Kako se PANTHEON DMS može prilagoditi specifičnim potrebama različitih industrija i veličina preduzeća?

PANTHEON DMS je vrlo fleksibilan i može se prilagoditi različitim industrijama i veličinama preduzeća. Svojom modularnošću i širokim spektrom funkcionalnosti omogućava optimizaciju upravljanja dokumentima prema specifičnim poslovnim potrebama korisnika.

Za proizvodne firme, DMS može pratiti tehničku dokumentaciju, certifikate i upute za proizvodne procese, osiguravajući da su svi dokumenti dostupni u realnom vremenu. Trgovinski lanci mogu koristiti DMS za upravljanje fakturama, ugovorima i skladišnim dokumentima, dok računovodstveni servisi koriste DMS za digitalno arhiviranje klijentske dokumentacije i automatizaciju procesa obrade faktura.

U pravnim firmama i advokatskim kancelarijama, DMS omogućava sigurno čuvanje i pretragu pravne dokumentacije, povezivanje sa predmetima i evidenciju revizijskih tragova. U zdravstvenom sektoru, DMS pomaže u upravljanju medicinskom dokumentacijom i osiguravanju usklađenosti s propisima o zaštiti podataka.

Osim toga, PANTHEON DMS se skalira u zavisnosti od veličine preduzeća. Manja preduzeća mogu koristiti osnovne funkcionalnosti, dok veće kompanije mogu implementirati napredne procese automatizacije, složene tokove odobravanja i integraciju sa drugim softverskim rješenjima.

Kako integracija PANTHEON DMS sa drugim poslovnim sistemima može utjecati na efikasnost i unapređenje poslovnih procesa?

PANTHEON DMS je integrisan sa PANTHEON ERP-om, što znači da korisnici odmah imaju pristup osnovnim funkcionalnostima bez dodatnih troškova. Svaki korisnik PANTHEON-a automatski dobija do 100 MB besplatnog prostora za pohranu, što olakšava početak digitalizacije bez dodatnih ulaganja.

PANTHEON DMS omogućava centralizovano i sigurno upravljanje dokumentima, uključujući eDokumentaciju za arhiviranje svih poslovnih dokumenata, eProcese za automatizaciju poslovnih tokova i eKnjiženje (OCR), čime se eliminiše potreba za ručnim unosom podataka sa papirnih dokumenata.

Korištenjem PANTHEON DMS-a, preduzeća mogu značajno poboljšati efikasnost, smanjiti greške u radu i osigurati da su svi važni dokumenti lako dostupni i sigurni. Takođe, smanjuje se vrijeme pretrage dokumenata i eliminiše potreba za fizičkim arhivama. Za preduzeća koja zahtijevaju napredne funkcionalnosti, DMS se može nadograditi sa dodatnim prostorom za pohranu, naprednim kontrolama pristupa i integracijom sa eksternim arhivama.

PANTHEON Dokumentni sistem (DMS) nudi značajne prednosti u odnosu na tradicionalne metode upravljanja dokumentima, prije svega kroz digitalizaciju, automatizaciju i unapređenje sigurnosti poslovne dokumentacije

S obzirom da je DMS već integrisan u PANTHEON, korisnici mogu odmah početi koristiti sistem bez potrebe za dodatnim softverima ili složenim integracijama.

Kakva su vaša iskustva u Datalabu: jesu li klijenti nepovjerljivi? Kad se jednom odluče za ovo rješenje, koliko je sam proces implementacije obiman? Odakle treba da krenu i šta imaju na umu?

Na početku, klijenti u Datalabu često imaju određeni nepovjerenje prema digitalizaciji, posebno ako su navikli na tradicionalne metode upravljanja papirnim dokumentima. Najčešće su zabrinuti zbog sigurnosti podataka, dostupnosti dokumenata i kompleksnosti prelaska na novi sistem. Međutim, nakon što se odluče za PANTHEON DMS, vrlo brzo prepoznaju njegove prednosti – lakši pristup dokumentima, manji troškovi arhiviranja i automatizacija procesa koja im štedi vrijeme.

Sam proces implementacije nije previše obiman, ali zavisi od obima dokumentacije i kompleksnosti poslovnih procesa. Za početak, korisnici mogu iskoristiti besplatnih 100 MB prostora za pohranu, što im omogućava postepeni prelaz na digitalno upravljanje bez dodatnih troškova. Preporučuje se da se prvo digitaliziraju najčešće korišteni dokumenti kao što su fakture, ugovori i narudžbenice, te da se postepeno proširuje upotreba na ostale segmente poslovanja.

Važno je da preduzeća imaju jasno definirane interne procese i odgovornosti – ko unosi dokumente, ko ih pregledava, kako se arhiviraju i ko ima pristup. PANTHEON DMS omogućava da se ovi procesi unaprijed definiraju kroz eProcese, što olakšava kontrolu i smanjuje mogućnost grešaka u radu.

Najveći izazov obično nije sama tehnička implementacija, već promjena navika zaposlenih. Ključno je osigurati osnovnu edukaciju i pokazati zaposlenima kako im sistem može pomoći u svakodnevnom radu. Naša iskustva pokazuju da, nakon početnog prilagođavanja, firme brzo prihvate PANTHEON DMS i počnu ga koristiti u svim poslovnim procesima, čime se povećava efikasnost i unapređuju poslovni procesi.