Operativni rukovodioci imaju mnoge odgovornosti unutar organizacije. Odgovornosti se protežu od svakodnevnog poslovanja do rukovođenja ljudi. Ali kada lider da uzme vremena da identifikuje poboljšanja procesa?

Šetnja po radnom mjestu, ili Gemba walk, idealna je prilika za povezivanje sa članovima tima i utvrđivanje bilo kakvih prepreka u poslovnim procesima. Ovaj članak opisuje nekoliko najboljih praksi koje će vam pomoći da prošetate svojim radnim mjestom, angažujete svoj tim i poboljšate poslovanje.

Gemba Walk

Šetnja po radnom mjestu je bitan korak za operativnog rukovodioca i temelj je filozofije Lean menadžmenta. Početna svrha je omogućiti rukovodiocima da posmatraju proces, povežu se sa članovima tima, steknu znanje ili uvid u proces rada i razmotre mogućnosti za poboljšanje.

Gemba je japanski izraz, definisan kao stvarno mjesto. Lean menadžment opisuje Gembu kao mjesto gdje se stvara vrijednost ili gdje se stvarni rad odvija. Primjeri: za zdravstvenu njegu, to je pružanje njege pacijentu. Za proizvodnju, to je proizvodni pod i tok proizvoda. Što se tiče ljudskih resursa, to je iskustvo zaposlenih. Šetnja vas, rukovođu, vodi do mjesta gdje se stvarni rad odvija, tako da je vidljiv i može se procijeniti.

Postoje tri važna elementa koje treba uključiti kada ste u šetnji radnim mjestom: idite i vidite, pitajte zašto i poštovanje prema ljudima.

Idi i vidi: glavna svrha šetnje je da rukovodioci na svim nivoima redovno šetaju radnim područjima i budu uključeni u pronalaženje rasipnih aktivnosti.

Pitajte zašto: cilj učenja šetnje je istražiti proces (tok vrijednosti) i locirati problematične dijelove kroz aktivnu komunikaciju s članovima tima.

Poštovanje ljudi: šetnja pruža rukovodiocu priliku da sarađuje sa timom kako bi zajedno identifikovali i rešili probleme.

Operativni rukovodilac može personificirati principe koji se pripisuju dr. Shigeo Shingu kao osnovu za izgradnju održive kulture operativne izvrsnosti. Principi koji su u skladu s šetnjom po radnom mjestu uključuju poštovanje prema svakom pojedincu, fokus na proces i rukovođenje sa poniznošću.

Koraci koje treba slijediti kada šetate svojim radnim mjestom

Prije nego krenete u šetnju Gembom, ne zaboravite napraviti plan. Plan će zavisiti od ciljeva i zadataka šetnje – da bude pripremljen I efikasan. Kontrolne liste daju strukturu vašim inicijativama i osiguravaju da je tim usklađen. Osim toga, kontrolna lista vam može pomoći da utvrdite prioritete, postavite ciljeve i ocijenite da li procesi slijede standardni rad.

Naravno, šetnja se može izvesti i bez kontrolne liste, ali šansa da zaboravite postaviti pitanje ili propustite ključni korak je veća bez liste koja vas vodi. U proizvodnji je dobra standardna praksa dokumentirati procese za buduću referencu i obuku.

Zatim, razmotrimo korake kontrolne liste plana šetnje. Preporučuju se sljedeći koraci: kreirati temu, pripremiti tim, fokusirati se na proces, fokusirati se na tok vrijednosti, snimiti zapažanja, dobiti drugo mišljenje i zatvoriti krug.

Kreirati temu: Ovo pomaže u fokusiranju napora i efikasnosti. Teme koje treba istražiti uključuju produktivnost, ekonomičnost, sigurnost, itd. Sa odabranom temom, pripremite listu pitanja prilagođenu temi koju ćete dosljedno postavljati članovima tima. Pitanja koja treba uključiti na kontrolnu listu ne moraju biti složena ili teška za razumijevanje. Slijede primjeri pitanja koja treba razmotriti:

Imate li problema s uspostavljenim procesom?
Postoji li uspostavljen proces za ovu vrstu posla?
Koji su ulazi i izlazi procesa?
Koje su prepreke za process?
Šta biste učinili da prepoznate osnovni uzrok problema?
S kim biste razgovarali ako postoji problem?
Kako bi se problem mogao riješiti?

Pripremiti tim: Komunicirajte s timom koji će biti posmatran. Objasnite svrhu Gemba šetnje i šta možete očekivati. Podijelite svoju kontrolnu listu unaprijed timu. Cilj je pridobiti podršku tima, promijeniti percepciju zapažanja sa evaluacije na saradnju i angažovati tim da postavlja pitanja kako bi se poboljšao proces.

Fokus na proces: Gemba šetnja nije vrijeme za procjenu učinka tima. Svrha je posmatranje, razumijevanje i poboljšanje procesa. Kontrolna lista pruža zaštitnu ogradu kako bi se fokus zadržao na procesu, a ne na ljudima.

Fokus na tok vrijednosti: Planiranje šetnje unaprijed, mapiranje procesa i izrada kontrolne liste pomaže u fokusiranju na tok vrijednosti. Tok vrijednosti može se definisati kao procesna aktivnost koja se javlja kako bi dodala vrijednost vašem proizvodu. Aktivnosti bez dodane vrijednosti su one koje vašem kupcu nisu važne i nisu voljni za njih platiti. Uklanjanje uskih grla, gubitaka i aktivnosti bez dodane vrijednosti poboljšat će ukupni učinak.

Zabilježite zapažanja: Zabilježite sve i kasnije odredite akcije. Izbjegavajte pretpostavke, zaključke ili preporuke tokom šetnje. Prikupljanje podataka i snimanje informacija su važni. Vodite bilješke ili video zapise i sve dokumentirajte.

Dobiti drugo mišljenje: Razmislite o tome da kolega iz drugog odjela opservira proces; neko manje upoznat sa procesom može pomoći u pružanju nove perspektive. Odredite da li će se koristiti postojeća kontrolna lista ili će kolega napisati svoju i uporediti kontrolne liste kako biste identifikovali praznine u razmišljanju.

Zatvoriti krug: Podijelite zapažanja s timom, bez obzira na ishod. Ovo podstiče saradnju i povratne informacije između zainteresovanih strana i minimizira osjećaje da ih se gleda. Razgovarajte o saznanjima i mogućnostima s timom, dopuštajući da se njihov glas čuje prije djelovanja ili implementacije rješenja. Planirajte i izvodite buduće šetnje kako biste uočili uvedene promjene i da li se postižu i održavaju željeni rezultati.

Gemba šetnje su temeljna metoda posmatranja za procjenu poslovnih operacija. Kada se izvode na redovnoj osnovi, mogu ponuditi značajne prednosti kao što je izgradnja stabilnih odnosa sa onima koji obavljaju posao i stvaraju vrijednost, identificiranje problema i poduzimanje radnji za efikasno postizanje kontinuiranog poboljšanja i jasno komuniciranje ciljeva i zadataka koji vode povećanom angažmanu zaposlenika.

Tekst „Walking the workplace ways to identify waste and opportunity“ autora David Larsen-a preveden je s Six Sigma Daily.