Razmjena informacija je neophodna za pokretanje bilo koje vrste akcije i kao takva, komunikacija je bitan dio svakog proizvodnog poslovanja. Poboljšanje vašeg komunikacijskog procesa i prakse zato može imati značajan uticaj na efikasnost vašeg poslovanja.
Šta je komunikacija u proizvodnji?
Proizvodna komunikacija je razmjena informacija koje se odnose na proizvodni proces između bilo koje dvije strane koje su dio lanca snabdijevanja proizvedenog proizvoda. To uključuje kontakte sa dobavljačima i kupcima, kao i interakcije između odjela i zaposlenika unutar proizvodne kompanije.
Komunikacija je neizbježna. U svakom poslu ljudi moraju razmjenjivati informacije da bi bilo šta uradili, npr. davanjem narudžbe ili slanjem rasporeda proizvodnje. Ali iako je komunikacija osnova i žila kucavica svakog poslovanja, mnoge proizvodne kompanije mogle bi poboljšati svoje komunikacijske prakse.
Efikasnija razmjena informacija mogla bi dovesti do vrlo stvarnih koristi, kao što je manje nesreća na radnom mjestu, bolja efikasnost proizvodnje, veći kvalitet proizvoda i veće zadovoljstvo kupaca i zaposlenih.
S druge strane, slabe komunikacijske prakse, posebno one koje se oslanjaju na usmene i pisane metode, mogu dovesti do loših radnih uvjeta, prekomjernog otpada, niskog kvaliteta proizvoda, kasnih isporuka i nezadovoljnih kupaca i zaposlenih.
Zašto je komunikacija važna u proizvodnji?
Učinkovita komunikacija u proizvodnji ključna je iz više razloga:
- Sigurnost na radnom mjestu. Proizvodna okruženja mogu biti okruženja visokog rizika, sa potencijalnim opasnostima uključujući teške mašine, opasne supstance i još mnogo toga. Jasna komunikacija može pomoći da se osigura razumijevanje i poštivanje sigurnosnih procedura, sprječavajući nesreće i ozljede.
- Efikasnost. Jasna uputstva i ažuriranja mogu značajno povećati produktivnost osiguravajući da svi znaju šta treba da rade, kada i kako. Ovo može pomoći da se smanji vrijeme zastoja, eliminira izgubljeni trud i ubrza proizvodni proces.
- Kontrola kvaliteta. Proizvodnja se često vrši prema preciznim specifikacijama. Pogrešna komunikacija ili nerazumijevanje mogu dovesti do grešaka, što rezultira rasipanjem i eventualnom štetom po ugled kompanije. Jasna komunikacija pomaže u osiguravanju visokokvalitetnog izlaza.
- Timski rad. Proizvodnja često uključuje suradnju u više odjela, od dizajna preko proizvodnje do distribucije. Dobra komunikacija može poboljšati timski rad i osigurati da su svi odjeli međusobno usklađeni.
- Zadovoljstvo kupaca. Dobra komunikacija osigurava da se specifikacije i zahtjevi kupaca razumiju i ispune. Takođe pomaže u brzom rješavanju svih zabrinutosti ili pritužbi, čime se povećava zadovoljstvo i lojalnost kupaca.
- Odnosi sa dobavljačima. Komunikacija s dobavljačima je također od vitalnog značaja u proizvodnji kako bi se osigurala pravovremena isporuka materijala, pregovarali ugovori i riješili problemi ili sporovi.
- Rješavanje problema. Problemi su neizbježni u svakoj industriji, a proizvodnja nije izuzetak. Efikasna komunikacija pomaže u prepoznavanju, diskusiji i rješavanju ovih problema brzo i efikasno.
- Usklađenost sa propisima. Jasna komunikacija pomaže da se osigura da svi zaposleni razumiju i poštuju industrijske propise i standarde, čime se sprječavaju pravna pitanja i kazne.
Zato, ulaganje u dobre komunikacijske strategije i alate može imati značajan uticaj na uspjeh proizvodne kompanije.
Kako poboljšati komunikaciju u proizvodnji?
Postoji nekoliko direktnih i indirektnih načina za poboljšanje komunikacije u proizvodnoj kompaniji. Od poticanja društvenih interakcija do pružanja infrastrukture za razmjenu informacija, evo nekih pristupa koji vam pomažu da izgradite čvršće povezano poslovanje.
Obezbjedite obuku
Obuka vezana za sigurnost, kao i nove tehnologije i mašinerije koje se implementiraju u objektu je neophodna za sve uključene strane. Ali više treninga nije uvijek bolji trening. Sesije obuke treba da budu jasne, fokusirane i sažete, a naučene lekcije kasnije treba da budu ukorenjene uz pomoć dodatnih materijala koji se dijele zaposlenima, prikače na zidove u blizini opreme i dodaju u fascikle sa uputstvima. Efikasan način da se poboljša prijem novih zaposlenika je da im dodijelite iskusnog partnera koji bi im mogao pomoći da uče, a istovremeno ih uvesti u kulturu kompanije.
Napravite zajedničke prostore
Zajednički prostori u objektu kao što su trpezarija ili kuhinja služe drugoj namjeni osim očigledne. To su mjesta gdje se sastaju i druže ljudi čiji se posao ne preklapa direktno. Različiti odjeli se sastaju u ovim prostorijama kako bi komunicirali i kroz diskusije otkrili nove perspektive. Ne samo da zajednički prostori olakšavaju timski duh, već djeluju i kao inkubatori za svježe ideje koje bi mogle dovesti do poboljšanja.
Organizujte događaje
Teambuilding događaji su odličan način za poboljšanje i jačanje odnosa na radnom mjestu. Davanje prilike zaposlenima da komuniciraju izvan radne rutine omogućava im stvaranje dubljih veza koje mogu poboljšati timski duh, komunikaciju na radnom mjestu, a time i njihovu radnu efikasnost. Ali događaji se također mogu održavati s dobavljačima i kupcima iz potpuno istog razloga. Opuštenije interakcije sa vašim dobavljačima i kupcima mogu ojačati vaše važne odnose i često vam pomoći da otkrijete područja koja bi se mogla poboljšati i nove ideje koje bi se mogle implementirati.
Redovno se sastajati
Redovno sastajanje ne znači sastajanje kad god je to moguće. Bilo je toliko sastanaka koji su mogli biti e-mail ili tekstualna poruka. Ali redovne sastanke ne treba izbegavati. U stvari, sedmični sastanak tima je i dalje odličan način da se nadoknadi izgubljeno vrijeme, prikažu promjene i stanja aktivnosti.
Koristite izvještavanje iz radnog pogona
Najvažniji uvidi vezani za proizvodnju dolaze iz pogona i proizvodni je smrtni grijeh ne prikupljati te podatke. Osnovne stvari koje bi radnici trebali prijaviti su radno ili mašinsko vrijeme (tj. vrijeme provedeno na narudžbi/proizvodu), utrošeni materijali i gotovi proizvodi. Ove tri vrste izvještaja omogućavaju vam da date povratne informacije menadžerima proizvodnje i radnicima, kao i da izračunate troškove proizvodnje, ukupnu efikasnost opreme (OEE), produktivnost radnika i mnoge druge važne metrike koje vam mogu pomoći da poboljšate efikasnost vašeg poslovanja.
Kreirajte komunikacijsku infrastrukturu
Međutim, najbolja stvar koju možete učiniti za maksimalnu efikasnost komunikacije je da izgradite logičnu i efikasnu komunikacijsku infrastrukturu koja integrira vaše cjelokupno poslovanje i standardizira komunikacijski proces.
Kreirajte komunikacijske SOP-ove. Definirajte lanac komandovanja, ljude zadužene za određene vrste pitanja, koje kanale komunikacije koristiti s različitim nivoima hitnosti, itd.
Koristite vizuelne naznake i ispise instrukcija. Označite različite prostore i različite vrste inventara, postavite znakove i sigurnosne plakate, koristite trake za kreiranje hodnika za kretanje na podovima, postavite uputstva u blizini mašina, itd. Dobra organizacija fabričkog poda i skladišta uvijek olakšava efikasnu komunikaciju.
Implementirajte softver. Postoje različite vrste softvera s različitim stepenom složenosti koji mogu značajno poboljšati komunikaciju na radnom mjestu. Od jednostavnih aplikacija za razmjenu poruka do platformi za dijeljenje dokumenata zasnovanih na cloudu do punopravnih ERP sistema zasnovanih na oblaku, lako dostupnim informacijama u realnom vremenu o tome šta se dešava u poslu daje vama i vašim zaposlenima priliku da djelujete s neviđenom efikasnošću.
Iako su SOP-ovi i vizualni znakovi bili osnovni elementi poslovne komunikacije već godinama, softver također brzo postaje nezamjenjiv u modernoj maloj proizvodnji.
Članak How to Communicate Effectively in a Manufacturing Company? Autora Madis Kuuse-a preveden je sa portala manufacturing-software-blog.
