Pregled kvalitete projekta pomaže u identifikovanju temeljnih uzoraka problema u neuspjelom projektu i pruža detaljne smjernice kako ga vratiti na “pravi put”. Ima direktan, pozitivan utjecaj na krajnji cilj. Kada se poduzme na kraju projekta, pruža vrijedne “lekcije” za projektne timove koji rade na budućim projektima.
U svom savjetodavnom radu za upravljanje projektima često sam pozivan da pregledam ili obavljam preglede kvalitete za projekte koji su problem. Dovođenje vanjskog revizora/savjetnika za provođenje provjere kvalitete projekta, pruža članovima projektnog tima i ostalim sudionicima projekta priliku da budu iskreni i podijele svoja mišljenja i osjećaje o onome što se događa ili se dogodilo na projektu bez rizika od povratka.
Postupak provođenja revizije projekta ili provjere kvalitete projekta sličan je bez obzira na to provodi li ga na sredini projekta ili na kraju. A postupak je prilično dosljedan bez obzira na područje industrije ili usluga organizacije. Često je projekat u krizi i organizacija želi da ga brzo vrati na “pravi put”. Stoga je važno da se pregled i revizija kvalitete projekta brzo završe. Potrebne su oko tri vrlo intenzivne sedmice da bi se završio detaljni pregled i revizija kvalitete i dostavio konačni izvještaj.
Pregled kontrole kvaliteta i proces revizije projekta
Postoje tri faze pregleda kvalitete projekta:
Faza 1: Planiranje pregleda i revizije projekta
Faza 2: Analiza projekta
Faza 3: Izvještaj i preporuke
Faza 1: Planiranje preleda kvalitete projekta i revizije projekta
U fazi planiranja projekta, revizor/savjetnik planira pregled kvalitete projekta i određuje korake i datume procesa revizije. Kao dio ovog procesa planiranja, važno je da revizor projekta bude jasan u pogledu očekivanja za pregled kvalitete projekta ili revizije. Da bi to učinio, on ili ona će najvjerovatnije održati razgovore s članovima upravnog odbora projekta i/ili rukovodećim timom i/ili sponzorima, kao i menadžerom projekta kako bi stekao jasnost o “kriterijima uspješnosti” za ocjenu kvalitete projekta kako bi mogao osigurati da pregled kvalitete može zadovoljiti njihove individualne i kolektivne potrebe. Pored postizanja važnog cilja, tokom faze planiranja revizor projekta će također:
- Utvrditi da li su dosljedne prakse upravljanja projektima dio korporativne kulture i ako ne, šta nedostaje
- Ispitati strukturu projekta, kao i uloge i odgovornosti dodijeljenih resursa
Faza 2: Analiza projekta
Faza analize projekta je sveobuhvatna i uključuje pregled cijelog projekta. U ovoj fazi revizor/savjetnik projekta prikljuplja informacije od voditelja projekta, članova osnovnog projektnog tima, sponzora, dobavljača, konsultanata itd. kako bi procijenio probleme, izazove i nedoumice u vezi s projektom i došao do temeljnih uzroka bilo kakvih problema.
Fokus ove faze je na revizoru/savjetniku da utvrdi nedostatke na nivou detalja u projektom planu, kao i zavisnosti, prekretnice, resurse i kontrolu. Revizor projekta provjerava:
- Koliko je dobro projektni plan obuhvatio plan dobavljača.
- Kako je projektni tim upravljao budžetom projekta
- Ukupni kvalitet projektnih procesa
- U kojoj su mjeri vanjski resursi poput dobavljača, savjetnika, izvođača itd. na putu prema upravljanju svojim dijelom projektnog rasporeda i budžeta.
- Koliko se dobro upravlja rizikom.
- U kojoj se mjeri ispravno upravlja promjenom.
Da bi prikupio ove podatke, revizor/savjetnik projekta će sudjelovati na odabranim sastancima projektnog tima, sponzora, kupaca i ostalim sastancima, kao i pregledati svu postojeću projektnu dokumentaciju i projektni plan. To će im pomoći da identifikuju proces i ishode ovih elemenata i da iz prve ruke shvate proces koji projekat slijedi. Projektna dokumentacija može sadržavati:
- Strukturu projekta
- Izjavu o području primjene
- Zahtjeve u vezi s poslovanjem i dionice
- Planove rasporeda projekta
- Planove o budžetu
- Planove dobavljača, savjetnika i/ili drugih vanjskih resursa
- Izvještaje o ključnim događajima
- Dnevni red i zapisnike sastanka projektnog tima
- Izdavanje potvrda i akcijskih stavki
- Promene naloga/zahtjeva
- Promjene dnevnika
- Dnevnike i procjene rizika
- Izvještaje sponzora
- Izvještaje kupaca i ostalih dionika
- Ostalu relevantnu projektnu dokumentaciju
Faza 3: Izvještaj i preporuke
U fazi izvještaja i preporuka revizor projekta piše detaljan izvještaj o preporukama i predstavlja ga višem rukovodstvu. Izvještaj uključuje konkretne preporuke i akcije za cjelokupno poboljšanje izvedbe projekta.
Izvještaj uključuje sve prikupljene infomacije, kako iz razgovora, tako i iz projektne dokumentacije. Identificira sva pitanja, zabrinutosti i izazove s kojima se projekat suočava. I, što je najvažnije, izvještaj pruža detaljne i specifične preporuke i akcije kako vratiti projekat na “pravi put” i poboljšati ukupnu izvedbu projekta.
Za forenzički pregled kvalitete projekta koji se sprovodi na kraju, izvještaj i preporuke sadržat će preporuke za buduću promjenu i pružiti informacije za provjeru efikasnosti korištenih resursa u okviru projekta, kao i pružiti smjernice o tome koje bi potrebe za kompetencijom i vodstvom bile potrebne za menadžera projekta.
Prema mom iskustvu, višem rukovodstvu neće uvijek biti lahko prihvatiti izvještaj, posebno ako je za njih puno uloga i njihovi resursi koji trebaju da izvrše potrebne ispravke su ograničeni. Vjerovatno će im trebati dodatna pomoć za provedbu preporuka, a to može značiti dodatne troškove. Ili možda nemaju unutrašnju sposobnost da izvrše potrebne promjene. Na kraju dana, uprava će morati odlučiti hoće li saslušati revizorov izvještaj ili ne. Bit će potrebna i predanost i napor da se stvari preokrenu.
Zaključak
Revizije projekta ne samo da otkrivaju probleme, pitanja i izazove koji možda sprječavaju projekat da uspije, već također doprinose “naučenim lekcijama” koje mogu pomoći u poboljšanju i učinku budućih projekata. Uvijek su od velike koristi za organizaciju i višestruko vraćaju uloženo. Rukovodstvo mora biti spremno da postupi po preporukama i pokaže posvećenost i napor da se stvari preokrenu.
Članak „How to Undertake a Project Quality Review that will Increase Your Bottom-Line“ autora Michael Stanleigh-a preveden je sa Business Improvement Arhitects.
