Kako izvršiti pregled kvalitete projekta da bi se projekat uspješno priveo kraju

Pregled kvalitete projekta pomaže u identifikovanju temeljnih uzoraka problema u neuspjelom projektu i pruža detaljne smjernice kako ga vratiti na “pravi put”. Ima direktan, pozitivan utjecaj na krajnji cilj. Kada se poduzme na kraju projekta, pruža vrijedne “lekcije” za projektne timove koji rade na budućim projektima.

U svom savjetodavnom radu za upravljanje projektima često sam pozivan da pregledam ili obavljam preglede kvalitete za projekte koji su problem. Dovođenje vanjskog revizora/savjetnika za provođenje provjere kvalitete projekta, pruža članovima projektnog tima i ostalim sudionicima projekta priliku da budu iskreni i podijele svoja mišljenja i osjećaje o onome što se događa ili se dogodilo na projektu bez rizika od povratka.

Postupak provođenja revizije projekta ili provjere kvalitete projekta sličan je bez obzira na to provodi li ga na sredini projekta ili na kraju. A postupak je prilično dosljedan bez obzira na područje industrije ili usluga organizacije. Često je projekat u krizi i organizacija želi da ga brzo vrati na “pravi put”. Stoga je važno da se pregled i revizija kvalitete projekta brzo završe. Potrebne su oko tri vrlo intenzivne sedmice da bi se završio detaljni pregled i revizija kvalitete i dostavio konačni izvještaj.

Pregled kontrole kvaliteta i proces revizije projekta

Postoje tri faze pregleda kvalitete projekta:

Faza 1: Planiranje pregleda i revizije projekta

Faza 2: Analiza projekta

Faza 3: Izvještaj i preporuke

Faza 1: Planiranje preleda kvalitete projekta i revizije projekta

U fazi planiranja projekta, revizor/savjetnik planira pregled kvalitete projekta i određuje korake i datume procesa revizije. Kao dio ovog procesa planiranja, važno je da revizor projekta bude jasan u pogledu očekivanja za pregled kvalitete projekta ili revizije. Da bi to učinio, on ili ona će najvjerovatnije održati razgovore s članovima upravnog odbora projekta i/ili rukovodećim timom i/ili sponzorima, kao i menadžerom projekta kako bi stekao jasnost o “kriterijima uspješnosti” za ocjenu kvalitete projekta kako bi mogao osigurati da pregled kvalitete može zadovoljiti njihove individualne i kolektivne potrebe. Pored postizanja važnog cilja, tokom faze planiranja revizor projekta će također:

Utvrditi da li su dosljedne prakse upravljanja projektima dio korporativne kulture i ako ne, šta nedostaje
Ispitati strukturu projekta, kao i uloge i odgovornosti dodijeljenih resursa

Faza 2: Analiza projekta

Faza analize projekta je sveobuhvatna i uključuje pregled cijelog projekta. U ovoj fazi revizor/savjetnik projekta prikljuplja informacije od voditelja projekta, članova osnovnog projektnog tima, sponzora, dobavljača, konsultanata itd. kako bi procijenio probleme, izazove i nedoumice u vezi s projektom i došao do temeljnih uzroka bilo kakvih problema.

Fokus ove faze je na revizoru/savjetniku da utvrdi nedostatke na nivou detalja u projektom planu, kao i zavisnosti, prekretnice, resurse i kontrolu. Revizor projekta provjerava:

Koliko je dobro projektni plan obuhvatio plan dobavljača.
Kako je projektni tim upravljao budžetom projekta
Ukupni kvalitet projektnih procesa
U kojoj su mjeri vanjski resursi poput dobavljača, savjetnika, izvođača itd. na putu prema upravljanju svojim dijelom projektnog rasporeda i budžeta.
Koliko se dobro upravlja rizikom.
U kojoj se mjeri ispravno upravlja promjenom.

Da bi prikupio ove podatke, revizor/savjetnik projekta će sudjelovati na odabranim sastancima projektnog tima, sponzora, kupaca i ostalim sastancima, kao i pregledati svu postojeću projektnu dokumentaciju i projektni plan. To će im pomoći da identifikuju proces i ishode ovih elemenata i da iz prve ruke shvate proces koji projekat slijedi. Projektna dokumentacija može sadržavati:

Strukturu projekta
Izjavu o području primjene
Zahtjeve u vezi s poslovanjem i dionice
Planove rasporeda projekta
Planove o budžetu
Planove dobavljača, savjetnika i/ili drugih vanjskih resursa
Izvještaje o ključnim događajima
Dnevni red i zapisnike sastanka projektnog tima
Izdavanje potvrda i akcijskih stavki
Promene naloga/zahtjeva
Promjene dnevnika
Dnevnike i procjene rizika
Izvještaje sponzora
Izvještaje kupaca i ostalih dionika
Ostalu relevantnu projektnu dokumentaciju

Faza 3: Izvještaj i preporuke

U fazi izvještaja i preporuka revizor projekta piše detaljan izvještaj o preporukama i predstavlja ga višem rukovodstvu. Izvještaj uključuje konkretne preporuke i akcije za cjelokupno poboljšanje izvedbe projekta.

Izvještaj uključuje sve prikupljene infomacije, kako iz razgovora, tako i iz projektne dokumentacije. Identificira sva pitanja, zabrinutosti i izazove s kojima se projekat suočava. I, što je najvažnije, izvještaj pruža detaljne i specifične preporuke i akcije kako vratiti projekat na “pravi put” i poboljšati ukupnu izvedbu projekta.

Za forenzički pregled kvalitete projekta koji se sprovodi na kraju, izvještaj i preporuke sadržat će preporuke za buduću promjenu i pružiti informacije za provjeru efikasnosti korištenih resursa u okviru projekta, kao i pružiti smjernice o tome koje bi potrebe za kompetencijom i vodstvom bile potrebne za menadžera projekta.

Prema mom iskustvu, višem rukovodstvu neće uvijek biti lahko prihvatiti izvještaj, posebno ako je za njih puno uloga i njihovi resursi koji trebaju da izvrše potrebne ispravke su ograničeni. Vjerovatno će im trebati dodatna pomoć za provedbu preporuka, a to može značiti dodatne troškove. Ili možda nemaju unutrašnju sposobnost da izvrše potrebne promjene. Na kraju dana, uprava će morati odlučiti hoće li saslušati revizorov izvještaj ili ne. Bit će potrebna i predanost i napor da se stvari preokrenu.

Zaključak

Revizije projekta ne samo da otkrivaju probleme, pitanja i izazove koji možda sprječavaju projekat da uspije, već također doprinose “naučenim lekcijama” koje mogu pomoći u poboljšanju i učinku budućih projekata. Uvijek su od velike koristi za organizaciju i višestruko vraćaju uloženo. Rukovodstvo mora biti spremno da postupi po preporukama i pokaže posvećenost i napor da se stvari preokrenu.

Članak „How to Undertake a Project Quality Review that will Increase Your Bottom-Line“ autora Michael Stanleigh-a preveden je sa Business Improvement Arhitects.

Autor

Pit.ba Redakcija

View all posts

Kako izvršiti pregled kvalitete projekta da bi se projekat uspješno priveo kraju

Related Posts

Od 2027. u kraćem formatu: Hannover Messe gubi 13.000 posjetilaca

BIAM i ZAVARIVANJE 2026 potvrdili status regionalnog središta industrijske izvrsnosti

Litijska groznica: Ekonomska šansa ili razlog za zabrinutost?!

Top pet razloga zašto odabrati upravo SOLIDWORKS kada je u pitanju razvoj vašeg proizvoda

Kako prilagoditi obim rada jednog supervizora/poslovođe

Izazovi novopečenog šefa

Kategorije

Tel. +387 33 846 213
E-mail: info@www.pit.ba
| O nama | Oglašavajte se na PIT.ba

Kako izvršiti pregled kvalitete projekta da bi se projekat uspješno priveo kraju

Pregled kontrole kvaliteta i proces revizije projekta

Faza 1: Planiranje preleda kvalitete projekta i revizije projekta

Faza 2: Analiza projekta

Faza 3: Izvještaj i preporuke

Zaključak

Autor

Related Posts

Od 2027. u kraćem formatu: Hannover Messe gubi 13.000 posjetilaca

BIAM i ZAVARIVANJE 2026 potvrdili status regionalnog središta industrijske izvrsnosti

Litijska groznica: Ekonomska šansa ili razlog za zabrinutost?!

Top pet razloga zašto odabrati upravo SOLIDWORKS kada je u pitanju razvoj vašeg proizvoda

Kako prilagoditi obim rada jednog supervizora/poslovođe

Izazovi novopečenog šefa

Kategorije

Tel. +387 33 846 213 E-mail: info@www.pit.ba | O nama | Oglašavajte se na PIT.ba

Pratite nas

Tel. +387 33 846 213
E-mail: info@www.pit.ba
| O nama | Oglašavajte se na PIT.ba