Sažetak. Većina nas je vrlo oprezna kako trošimo svoj novac. Ali kada je u pitanju vrijeme, teško da o tome uopšte razmišljamo. Dobra vijest je da postoje jednostavni načini za vraćanje vremena. Procesno orijentisani zadaci koji se ne mogu automatizirati bi trebalo da se delegiraju ili outsource-aju. Ako je to repetetivan, nekompleksan i zadatak niskog rizika kojeg neko drugi može uraditi umjesto vas za djelić vaše satnice, zašto ga i dalje vi radite? Većina odluka je reverzibilna i treba da se brzo donese. Ako nije neophodno da se održi sastanak (obično nije), koristite asinhrona sredstva komunikacije; realnost je da većina stvari ne zahtijeva momentalan odgovor. Dok ćete u početku morati potrošiti neko vrijeme kako bi ga uštedili, dugoročno ćete uštediti eksponencijalno više vremena nego što ste uložili.

Svi smo mi zauzeti – previše zauzeti. Imamo račune koje treba platiti, hipoteku, djecu kojoj treba briga, i naravno, poslovne rokove koje treba ispoštovati. Sve ove obaveze nam ostavljaju vrlo malo kvalitetnog vremena za sebe, i za izgradnju značajnih veza i odnosa sa drugima. Ali dobre vijesti su: Kada kažemo da nemamo vremena, ustvari govorimo da donosimo loše odluke. To je nešto što možemo promijeniti.

Većina nas je vrlo oprezna kako trošimo svoj novac. Ali kada je u pitanju vrijeme, teško da o tome uopšte razmišljamo. Kažemo ”da” mnoštvu nelogičnih zahtjeva za našim vremenom; sve tretiramo kao hitno; prisustvujemo sastancima bez svrhe: odbijamo da delegiramo poslove iz straha da će kvalitet biti narušen; provodimo dane vezani za naš inbox i telefone; i tvrdoglavo nastavljamo da obavljamo zadatke koje mašina može raditi umjesto nas.

Za razliku od novca, vrijeme se ne može vratiti.

Lako je razviti osjećaj identiteta ili statusa kroz stalan rad, ali u konačnici, čemu to? Kao što medicinska sestra Bronnie Ware piše u svojoj knjizi ”The Top Five Regrets of the Dying”, nešto za čime ljudi najviše žale u svojim zadnjim danima je to što su previše radili.

Prvi korak u pridruživanju novim bogatašima – onim koji mudro koriste svoje vrijeme, i zbog toga imaju luksuz viška slobodnog vremena – je vjerovanje u paradoks prema kojem zapravo možemo više toga uraditi za manje vremena, kao što sam napisala u ”The Case for the 6-Hour Workday.” Odbijanje vjerovanja u ovo znači prepuštanje sebe životu gledanja u ekrane 11 sati dnevno. Izbor je vaš.

Ako se odlučite da vratite svoje vrijeme, evo kako ćete početi:

1. Automatizirajte

Danas se svakakve vrste zadataka mogu automatizirati. Nažalost, premalo preduzetnika i direktora iskorištava mnoštvo priuštivih i jednostavnih, a vrlo efikasnih, alata koji su dostupni na tržištu.

Evo jedan primjer onoga što se može automatizirati:

Pravni sektor: Sakupljanje podataka, pregled ugovora
Prodaja: Generisanje potencijalnih kupaca, razvijanje odnosa, razvijanje prijedloga, pripremanje sastanaka, skupljanje informacija o kupcu, skupljanje informacija o konkurenciji
Marketing: E-mail šabloni i sindikacija marketinškog sadržaja, distribucija sadržaja.
IT: Backup podataka, network menadžment, održavanje računara, kreiranje profila, prenos podataka, ekstrakcija podataka.
HR: raspoređivanje platne liste, regrutacija kandidata
Razvoj/programiranje: Skripte za kopiranje dokumenata i obavljanje repetetivnih zadataka, optimizacija slika
Korisnička podrška: Ankete i upitnici, upit kupaca

Alati koje danas možete početi koristiti:

Workflow menadžment: Zapier.com, IFTTT.com
Objavljivanje na društvene medije: Buffer i HootSuite
Zakazivanje termina: Calendly.com
Promjena svrhe sadržaja: Repurpose.io

2. Outsource-ajte

Procesno orijentisane zadatke koji se ne mogu automatizirati bi bar trebalo delegirati ili outsource-ati. Ako je to repetetivan, nekompleksan i zadatak niskog rizika kojeg neko drugi može uraditi umjesto vas za djelić vaše satnice, zašto ga i dalje vi radite?

U jednoj od epizoda popularnog Joe Rogan podcasta, osnivač AngelList-a Naval Ravikant je predložio postavljanje željene satnice, i držanja toga. ”Nikad ne radite ništa sa svojim vremenom za manje od te količine – bez obzira da li je to prisustvovanje sastancima ili vraćanje paketa iz Amazona… Ako moram nešto vratiti, a košta manje od moje lične satnice, ja ću to pokloniti nekome.”

Budući da sam radio sa stotinama preduzetnika, često im pokažem dole prikazanu tabelu, autora Perry Marshal-a, i pitam, ”Koji postotak svog vremena potrošite na obavljanje zadataka koji koštaju $10 po satu?”

”Oko polovine mog vremena” je uobičajeni odgovor. Kada pritisnem ljude da outsource-aju, odgovaraju sa daškom ironije: ”Nemam vremena za to!”

Morate potrošiti vrijeme kako bi uštedili vrijeme, ali dugoročno ćete uštediti eksponencijalno više vremena nego što ste uložili.

”Ali treba mi samo nekoliko minuta dnevno da to uradim!” Čak i zadatak za koji vam treba 5 minuta, 5 puta dnevno, oduzima 15 radnih dana godišnje.

Kako bi outsource-ali više zadataka niske vrijednosti, isprobajte alate kao što su:

Svakodnevne obaveze: GetMagic.com, TaskRabbit.com
Kreativni zadaci i virtualni asistenti: Upwork.com, Freelancer.com

3. Koristite asinhronu komunikaciju

”To je nužno zlo.” Ovo su riječi moje bivše menadžerice u jednoj vodećoj australskoj banci.

Pitao sam zašto je potrebno da 12 ljudi prisustvuje sastanku koji traje 3 sata, kada 10 njih ima samo 5 minuta tokom kojih nešto doprinose.

Nije bilo nužno zlo, samo je bilo neefikasno i neproduktivno.

Ovaj manjak odgovornosti, i tendencije da se odgovornost outsource-a putem višesatnih sastanaka sa velikim brojem ljudi narušava produktivnost kompanije i spušta moral zaposlenika.

Bolji pristup je ”pozabaviću se time kada mi bude odgovaralo” filozofija koja je u srži asinhrone komunikacije. Stvarnost je da većina stvari ne zahtijeva momentalan odgovor, i da sastanci ne bi trebali služiti samo za prenos informacija; imamo e-mail i instant poruke za to.

Ako je diskusija zagarantovana, onda pokušajte zakazivati kraće sastanke, 15 ili 30 minuta, umjesto obaveznog sata što je još uvijek standardno u većini organizacija. Ako nije neophodno da se održi sastanak (a obično nije), isprobajte jedan od ovih alata za asinhronu komunikaciju:

Instant poruke: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams
Projekt menadžment: Asana, Trello, Basecamp, Airtable
Pauziranje e-maila i website-ova: Inbox Pause, Blocksite

4. Prestanite tretirati sve odluke kao da su velike odluke

Teško je pričati o asinhronoj komunikaciji bez da se spomene ono što Jeff Bezos naziva Type 1 i Type 2 odlukama: Type 1 su velike, nepovratne, i visoko rizične odluke. Type 2 odluke su povratne. Ako nešto zeznete, možete se iskupiti bez previše, ako ikakve, načinjene štete.

Većina naših odluka su Type 2 odluke, i treba ih donijeti brzo. Što manje odluka tretirate kao Type 1, manje vremena će otići u nepovrat kroz sastanke i komunikaciju.

5. Pokušajte okupiti zadatke

Multitasking je mit, i skakanje sa jednog zadatka na drugi je neproduktivno i iscrpljujuće, ali to ne znači da ne možemo okupljati zadatke.

Katherine Milkman, ekonomista na Univerzitetu u Pennsylvaniji, smislila je izraz ”temptation bundling”. To se odnosi na okupljanje stvari koje želite uraditi sa stvarima koje trebate urediti, kako bi vam pomoglo u izgradnji pozitivnih navika.

Recimo da je moj psihoterapeut od mene tražio da uključim 30 minuta treninga mobilnosti u svoj dan, tri puta sedmično. To mogu uraditi u izolaciji, ili mogu kombinovati s nečim što želim uraditi, kao gledanje dokumentarca na YouTube-u ili čak obavljanje poziva preko zvučnika.

Praveći manje izgovora, i investirajući vrijeme potrebno za dizajn našeg rada i ličnih života, ne samo da se možemo pridružiti novim bogatašima, nego možemo i njegovati značajniji život sa manje žaljenja za nekim stvarima.

Kao što rimski stoički filozof Seneka kaže, ”Život je dug ako ga znate iskoristiti.”

Članak ”Productivity Skills to Help You Gain Time Back”, autora Steve Glaveski, preveden je sa portala Harvard Business Review.