U prethodnom članku, obradili smo osnove project managementa i naznačili ključne komponente potrebne za uspjeh. Sada ćemo pobliže objasniti životni ciklus projekta – strukturirani put koji vodi neki projekat od najranije ideje do konačnog kompletiranja. Razumijevanje ovog životnog ciklusa je ključno za održavanje projekata organizovanim i usklađenim sa njihovim ciljevima.
Šta je životni ciklus projekta?
Životni ciklus projekta sastoji se od niza različitih faza kroz koje jedan projekat prolazi. Svaka faza ima vlastite ciljeve, isporuke i aktivnosti. I dok različite organizacije ili metodologije mogu imati blago različite varijacije, najčešća struktura uključuje sljedećih pet faza:
- Faza inicijacije
Ovdje sve počinje. Cilj faze inicijacije je definiranje projekta na visokom nivou.
Ključne aktivnosti:
- Identifikovanje svrhe i ciljeva projekta
- Provođenje feasibility studija(studij provodljivosti projekta) ili analiza
- Identificiranje stakeholdera(
- Kreiranje biznis slučaja
- Osiguravanje odobravanja i početnog finansiranja
Isporuke (rezultati):
- Povelja projekta(project charter)
- Preliminarni registar stakeholdera
- Studij fizibilnosti(provodivosti), ukoliko je isti primjenjiv
- Faza planiranja
Kada je projekat odobren, počinje planiranje. U ovoj fazi se razrađuju detalji, kreiraju tajmlajni i dodjeljuju resursi.
Ključne aktivnosti:
- Definiranje dometa projekta, tajmlajna i budžeta
- Razvijanje strukture razlaganja posla(WBS)
- Kreiranje detaljnog rasoreda i plana komunikacija
- Identifikovanje rizika i planiranje strategije ublažavanja rizika
- Procjena troškova i dodjeljivanje odgovornosti
Isporuke (rezultati):
- Project management plan
- Risk Management plan
- Komunikacijski plan
- Osnovne linije rasporeda i budžeta
- Faza egzekucije
U ovoj fazi pravi posao zapravo počinje. Tim izvršava zadatke prema planu projekta dok project manager osigurava da sve ostane usklađeno, funkcionalno i prema planiranom rasporedu.
Ključne aktivnosti:
- Koordinacija ljudi i resursa
- Vođenje sastanaka tima i upravljanje komunikacijama
- Osiguravanje kontrole kvaliteta
- Upravljanje angažmanem stakeholdera
Isporuke (rezultati):
- Izvršeni zadaci ili prelomne tačke
- Izvještavanje o napretku i statusu projekta
- Rezultati osiguravanja kvaliteta
- Faza monitoringa i kontroliranja
Iako se često prikazuju kao dvije odvojene faze, monitoring i kontroliranje idu ruku pod ruku sa egzekucijom. Radi se o praćenju napretka i, ukoliko je potrebno, prilagođavanju.
Ključne aktivnosti:
- Mjerenje performansi projekta korištenjem KPI-a
- Upoređivanje stvarnih performansi s planiranim
- Upravljanje promjenama(domet, budžet, raspored)
- Identifikovanje i adresiranje izazova ili rizika
Isporuke (rezultati):
- Izvještaji o performansama
- Updateovani plan projekta
- Zahtjevi za promjenama(ukoiliko je potrebno)
- Faza zatvaranja
Ova finalna faza privodi projekat kraju. Ona osigurava da su svi ciljevi ispunjeni i da je sve propisno dokumentovano.
Ključne aktivnosti:
- Osiguravanje da su sve isporuke kompletirane
- Dobivanje formalnog odobrenja stakeholdera
- Provođenje post-projektnih pregleda i procjena
- Raspuštanje resursa i zatvaranje ugovora
- Arhiviranje projektne dokumentacije
Isporuke (rezultati):
- Finalni izvještaj
- Dokument sa naučenim lekcijama
- Formulari za finalno odobrenje i prihvatanje
Zašto je životni ciklus projekta važan?
Slijedeći strukturirani životni vijek jednog projekta, postići ćemo lakšu i bolju organizaciju i kontrolu, a i ciljevi i odgovornosti projekta biće mnogo jasniji. Ovakav pristup projektu osigurava i rano uočavanje eventualnih rizika, što u konačnici put do kompletiranja jednog projekta čini daleko lakšim i bezbolnijim. Naposljetku, životni ciklus projekta olakšava procjenu uspjeha i unaprijeđuje sve buduće projekte, jer nam omogućava da učimo iz prethodno naučenih lekcija.
Na kraju, iz svega ovoga možemo zaključiti da je dobro odrađen životni vijek projekta žila kucavica uspješnog project managementa. Razumijevanjem procesa koji se dešavaju u svakoj fazi, kao i zašto su oni potrebni, postaje mnogo lakše voditi projekte efikasno i sa samopouzdanjem.
U našem sljedećem članku, koji je planiran za sljedeću sedmicu, fokusiraćemo se na ljude iza cijelog procesa – project team i uloge koje oni igraju.
