• Novo istraživanje se bavi ulogom e-maila u našem radnom životu, te mogu li one ometati našu sposobnost da završimo posao koji je pred nama.
• Istraživači organizacionog ponašanja i psihologije rada uporedili su rezultate 127 zaposlenih kako bi proučili efikasnost savjeta za smanjenje kontraproduktivnog slanja e-maila.
• Ključni savjeti za promjenu navika zaposlenih uključuju obuku o samoefikasnosti kako bi se osoblju dali resursi i samopouzdanje da promijeni svoje navike.

Impresivan je podvig da je poslovni e-mail uspio zavladati kao najplodniji i najomiljeniji komunikacijski alat u današnjem digitalnom radnom svijetu, uprkos pojavi vjerovatno funkcionalnijih alternativa kao što su Slack, Yammer i MS Teams.

Ipak, možda nije putem aktivnog izbora e-mail nastavio da dominira našim radnim životom. Mnoge akademske studije su otkrile da postoji određena komponenta ovisnosti, koja je postala uobičajena u našem korištenju poslovnog e-maila i koju bi nam moglo biti teško promijeniti. U vrijeme kada se pojavilo toliko zabrinutosti u vezi sa stalno aktivnim radnim vremenom i našim pravom da se odjavimo, e-mail je uzrok uništenja naših radnih života.

Naše istraživanje

Obratila nam se međunarodna dobrotvorna organizacija sa sjedištem u Ujedinjenom Kraljevstvu koja je bila zabrinuta zbog nedavnih rezultata ankete osoblja koji sugeriraju da e-mail izaziva stres kod mnogih njihovih zaposlenika. Uprkos značajnom ulaganju u alternative kako bi se pokušalo suzbiti veliko oslanjanje na radne e-mailove, mnogi zaposleni su ih i dalje prekomjerno koristili – kao što je slanje poruka kolegama koji sjede u blizini, korištenje za opšte razgovore ili van radnog vremena.

Od nas je zatraženo da osmislimo dugoročnu intervenciju koja bi mogla pomoći radnicima da promijene svoje navike na poslu i e-mailu kako bi poboljšali svoje raspoloženje i produktivnost. Razvili smo model koristeći postojeće istraživanje o promjeni navika ljudi i načinu na koji se koristi poslovni e-mail.

Ključni aspekt modela je da za razliku od, recimo, zdravstvenih navika kao što je pušenje, radne navike su rijetko dobre ili loše same po sebi, već zavise od uloge radnika i radnog konteksta. Smatramo da radnu naviku treba definisati samo kao dobru ili lošu u odnosu na to da li pomaže ili ometa nekome u ispunjavanju zadataka i ciljeva i kako utiče na njegovo dobrobit.

Na primjer, za osobu u ulozi koja opslužuje kupce, odmah odgovaranje na obavještenja putem e-maila može biti dobra navika jer postižu svoj glavni cilj da budu odgovorni i korisni kupcima. Ali za naučnika ili pisca, ista navika bi mogla biti štetna jer bi ih mogla odvratiti od dugotrajne koncentracije na njihov posao.

Vodili smo naš model godinu dana sa 127 zaposlenih u dobrotvornoj organizaciji. Ovi radnici su odgovorili na otvoreni poziv da se uključe u istraživanje i nasumično su raspoređeni u interventne i  kontrolne grupe koje su bile približno jednake po veličini. Za sve učesnike smo izmjerili njihove navike korištenja e-maila i radne ciljeve prije, za vrijeme i nakon programa.

Svim radnicima u interventnoj grupi davali smo savjete za korištenje poslovnog e-maila u periodu od oko devet mjeseci, raspoređujući ih jedan po jedan na dnevnoj bazi. Savjeti su uključivali prijedlog da se isključe notifikacije poslovnog e-maila, posebno kada se radi nešto što zahtijeva veliku koncentraciju, i da se samo ručno provjerava njihova pristigla pošta svakih 30-40 minuta.

Pošto je svaki učesnik dobio prijedlog, morali su da nam potvrde da li će primeniti ovaj prijedlog ili ne. To je značilo da im je data mogućnost da odluče da li će to biti prikladno za njih i posao koji obavljaju. Radnici u kontrolnoj grupi nisu dobili nikakve savjete. Naši rezultati su pokazali da je veća vjerovatnoća da će radnici koji su primili savjete i izričito se obavezali na to da ih koriste, promijeniti svoje korištenje e-maila. Oni koji su promijenili svoje navike uživali su u poboljšanom raspoloženju i povećana je njihova sposobnost da postignu radne ciljeve.

Učesnici koji su imali najviše koristi bili su oni s najvećim stepenom samoefikasnosti (vjerovanje u nečiju sposobnost da vrši kontrolu nad radom i postigne poželjne rezultate). Drugim riječima, samo kada ljudi vjeruju da mogu napraviti promjene, zaista će uspjeti i uživati u njihovim prednostima.

Ključne poruke

Naše istraživanje pokazuje koliko je važno da inicijative usmjerene na promjenu navika zaposlenika budu prilagođene ne individualne preferencije kako bi imali kontrolu nad onim što mijenjaju. Kako bi poboljšale navike korištenja poslovnog e-maila, organizacije bi trebale obezbijediti planove koji će radnicima pomoći da odluče koje navike bi možda trebalo promijeniti, prepuštajući pojedincu odluku o tome šta će implementirati u korist njihove poslovne pozicije.

Zajedno sa ovim, organizacije treba da obezbijede obuku o samoefikasnosti kako bi radnicima dale resurse i samopouzdanje da promjene svoje navike. To će povećati šanse za uspjeh, pomažući što većem broju ljudi da napuste te nefunkcionalne navike tokom rada i korištenja poslovnog e-maila i razviju bolje, efikasnije načine rada.

Članak „These tips could help you better manage your work email „ autora Emma-e Russell, Marc Fullman-a, Kevin Daniels-a i Tom Jackson-a preveden je sa portala World Economic Forum.