Osam disciplina rješavanja problema (8D) – D0 i D1

U prethodnim objavama govorio sam o porijeklu metode Osam disciplina rješavanja problema (8D), uključujući i skandal s rezervoarima goriva kod Ford Pinta, kao i o tome kada koristiti 8D (a kada ne).

U ovom tekstu želim detaljnije ući u metodu 8D i proći kroz svih osam… zapravo devet koraka. Pošto je to mnogo materijala, obrađivat ću ih dio po dio. U ovom članku obrađujem prve dvije discipline:

• D0: Priprema i hitne mjere

• D1: Formiranje tima

Pregled

Metoda Eight Disciplines Problem Solving ima, kako i ime kaže, osam koraka. Zapravo, sada ih ima devet. I zovu se „discipline“. Evo pregleda prije nego što ih obradim jednu po jednu:

1. D0: Priprema i hitne mjere (Preparation and Emergency Response Actions)

2. D1: Formiranje tima (Establish a Team)

3. D2: Opis problema (Describe the Problem)

4. D3: Razvoj privremenog plana za obuzdavanje (Develop Interim Containment Plan)

5. D4: Analiza osnovnog uzroka i tačaka propusta (Root Cause Analysis and Escape Points)

6. D5: Razvoj trajnog rješenja (Develop Permanent Solution)

7. D6: Implementacija trajnog rješenja (Implement Permanent Solution)

8. D7: Sprječavanje ponavljanja (Prevent Recurrence)

9. D8: Zatvaranje problema i priznanje doprinositeljima (Close Problem and Recognize Contributors)

Ovaj pristup razvila je Ford Motor Company i vrlo je prikladan za probleme kvaliteta, ili općenito za ponavljajuće probleme koji zahtijevaju poboljšanja proizvoda ili procesa.

D0: Priprema i hitne mjere

Ova prva disciplina zapravo je posljednja dodata, nakon što su drugih osam već bile definisane. To je obično prvi korak nakon što se problem pojavi. U ovoj fazi procjenjujete problem i odlučujete kako dalje. Ako je problem vrlo jednostavan, možda neće biti potrebno provoditi cijeli 8D – jednostavno ga riješite.

8D metoda ne može pomoći kod svih problema; najbolje se koristi kod problema povezanih s kvalitetom. (Vidi i moj tekst Different Problems Require Different Solution Approaches.) Ako će vam 8D pomoći u rješavanju trenutnog problema, ovdje se proces pokreće – iako se D1: Formiranje tima obično smatra stvarnim početkom procesa. Ova faza vam pomaže da mudro koristite resurse i izbjegnete pretjeranu reakciju kod manjih problema. Često se u ovoj fazi odabere i osoba odgovorna za vođenje procesa ili vođa projekta.

Već sada trebate početi dokumentovati situaciju i simptome. Počnite prikupljati i mjeriti podatke vezane za problem. To će vam pomoći kasnije u disciplinama D2 (Opis problema) i D4 (Utvrđivanje i verifikacija osnovnih uzroka i tačaka propusta). Također, identifikujte zainteresovane strane koje trebaju biti uključene ili informisane.

Ova disciplina se bavi i hitnim reakcijama. Trebate procijeniti možete li i trebate li poduzeti mjere kako biste ublažili štetu i zaštitili kupca. To je posebno važno ako postoji opasnost po život kupca ili mogućnost velike materijalne štete.

Primjeri:

• U avijaciji, letovi se mogu prizemljiti dok se ne otkrije uzrok kvara – skupo, ali bolje nego nesreća.

• Možda ćete trebati pozvati kupce i reći im da prestanu koristiti proizvod ili određenu funkciju.

• U slučaju biološke kontaminacije (bakterije, virusi, gljivice…), možda treba provjeriti ko je zaražen i treba li liječenje.

Također, isplati se razmotriti i početno izvinjenje kupcima. Ukupno gledano, razmjer problema određuje razmjer hitne reakcije. Veliki problem traži brzu i efikasnu akciju, dok kod manjih i rijetkih neugodnosti ne treba praviti nepotrebnu paniku.

D1: Formiranje tima

Tim je obično mnogo bolji u rješavanju problema nego pojedinac. Zato disciplina D1 podrazumijeva formiranje tima.

Prvi korak je izbor tima. Ako vođa tima (ili vođa projekta) nije odabran u D0, sada to treba učiniti. On/ona zatim bira članove tima. Tim ne smije biti premali, ali ni prevelik – obično su 3 do 5 ljudi optimalni. Važno je da tim bude multifunkcionalan, tj. da ima različita stručna znanja relevantna za problem (proizvodnja, kvalitet, inženjering, održavanje, nabavka, logistika, prodaja itd.). Ali ne uključujte automatski predstavnika iz svake oblasti – birajte one koji mogu konkretno doprinijeti rješavanju problema.

Nakon odabira članova, timu treba dati strukturu:

• Jedan vođa tima (najčešće već izabran u D0)

• Eventualno osoba zadužena za dokumentaciju

• Raspored sastanaka (kada, gdje i ko prisustvuje)

• Način komunikacije (interni kanali, a kod projekata s više kompanija – zajednički disk, odabrani videokonferencijski alat itd.)

• Pravila povjerljivosti (ko ima pristup kojim informacijama)

Potrebno je odrediti i nivo ovlasti tima: šta mogu odlučiti sami, a za šta im trebaju odobrenja nadređenih. Ponekad je potrebno osigurati pristup relevantnim podacima ili dobiti budžet.

Postavljanje rokova također može biti korisno – ali treba biti svjestan da nepredviđeni događaji mogu poremetiti plan, pa previše detaljan raspored može biti gubljenje vremena.

Nakon što je sve to definirano, održava se kick-off sastanak na kojem se članovi upoznaju, izlaže plan i opisuje problem – što nas dovodi do sljedeće discipline D2: Opis problema, o čemu ću pisati u narednom članku o metodi Osam disciplina rješavanja problema.

Sada izađite, organizujte početni odgovor na probleme kvaliteta i okupite svoj industrijski tim!

Tekst “The Eight Disciplines Problem Solving (8D)—D0 and D1” preveden je sa stranice AllAboutLean.