PDCA (Plan-Do-Check-Act) je jedna od najpoznatijih lean metoda i ključna filozofija za kontinuirano poboljšanje. Međutim, uprkos svojoj prividnoj jednostavnosti, mnogi se muče s pravilnom primjenom ovog ciklusa. Čini se da je posebno Act faza izazovna. Zato ću dublje istražiti zašto i kako treba djelovati u okviru PDCA.
Uvod
PDCA znači Planiraj–Uradi–Provjeri–Djeluj i predstavlja osnovu kontinuiranog poboljšanja (kaizena).
-
Plan bi trebao biti najveći dio. Tu se pojašnjava problem, razlaže se, postavlja se cilj i radi se analiza uzroka.
-
Do je jednostavniji ako je Plan urađen kako treba – razvijaju se i implementiraju korektivne mjere.
-
U fazi Check se prati proces i rezultati.
-
Act zavisi od rezultata provjere. Ako su ciljevi ostvareni i poboljšanje je zadovoljavajuće, tada se rezultati standardizuju i dijele. Ako rezultati nisu ostvareni, treba ponoviti PDCA ciklus.
Sve ovo čini PDCA, osnovnu strukturu Toyotinog pristupa rješavanju problema, bez obzira na to koju varijantu PDCA koristite.
Izazov
Izazov je u tome koliko vremena i truda uložiti u koji dio PDCA ciklusa. Standardni prikaz PDCA često sugerira da su svi dijelovi jednako važni, ali to nije tačno. U Toyoti, Plan zauzima više od polovine vremena i truda. Preostale faze (Do, Check, Act) su manji dijelovi, iako, recimo, ako naručujete novu mašinu, faza Do može trajati duže zbog čekanja isporuke.
U mnogim zapadnim kompanijama situacija je drugačija. Planiranju se posvećuje premalo pažnje, i često se odmah prelazi na fazu Do – što može dovesti do manjih ili čak negativnih rezultata. Check je često samo PowerPoint prezentacija, a Act uopće izostane.
Zašto je ACT nepopularan?
Faza Check može imati dva ishoda:
-
Ako je projekat uspješan, svi su sretni i vole pričati o uspjehu. Nema problema.
-
Ako nije uspješan, to znači odgađanje i dodatni rad. Nažalost, u mnogim glavama to automatski znači – neuspjeh. A ako je projekat neuspjeh, onda valjda i voditelj projekta nije sposoban? Možda treba promijeniti osobu?
Ovo, naravno, nije istina.
Ako ciljevi nisu postignuti, to jednostavno znači da treba dodatni trud i možda novi pristup. Nekad projekti ne uspiju iz prve (a nekad nikako). Ne postoji firma u kojoj svi projekti uspijevaju. Ako postoji – ili su ciljevi preniski, ili se lažira izvještavanje i manipulira podacima.
Isto vrijedi i za menadžere – ako nikad ne pogriješe, vjerovatno lažu, friziraju brojke ili prebacuju krivicu na druge. Želite li takvu kulturu u kompaniji?
U mnogim firmama, projekat koji „ne uspije“ postaje mrlja u karijeri. A svaka firma na kraju ima onakve menadžere kakve zaslužuje.
Zbog tog straha od „neuspjeha“, Check i Act postaju nepopularni.
Zašto je ACT nužan?
Kao što je rečeno – ponekad projekti ne uspiju. Možete se pretvarati da je sve u redu, ali to neće pomoći firmi. Zato je faza Check potrebna – da se vidi radi li to zaista (savjet: idite na gembu, tj. mjesto gdje se rad odvija!).
Ako ne funkcioniše, potrebno je djelovati – ponovo analizirati situaciju (Plan), razviti i implementirati nove mjere (Do), provjeriti rezultate (Check), i opet djelovati (Act), u skladu s novim saznanjima.
Zato – izađite na teren, provjerite i djelujte na osnovu vaših projekata poboljšanja. I organizujte svoju industriju!
Tekst “The Importance of ACT in the PDCA” preveden je sa stranice AllAboutLean.com
