Na ličnom planu, najčešće se rukovodimo kognitivnim predrasudama… više od 250 dokumentiranih “prečica” koje naš mozak koristi kako bi protumačio svijet oko nas i reagirao na njega. Oni sami su sistemi i reagiraju na podražaje u našem svijetu (koje generira, pogađate, više sistema).
To je supa, ali to je supa od obrazaca.
Sistemi su naša odgovornost
Ključ lean sistemskog razmišljanja je sposobnost da se vide ti obrasci i njihovi pokazatelji, interakcije i implikacije. Od tada moramo biti u mogućnosti podijeliti ono što vidimo s drugima kako bismo mogli prepoznati iste obrasce, reagirati na slične načine i na odgovarajući način. Jednom kada imamo zajedničko razumijevanje sistema i naših odgovora, možemo izgraditi bolje sisteme stvaranjem namjernih sistema koji podržavaju jasnoću, kreativnost i dovršenost.
Stvaranje sistema nije kraj. Nakon što se izgradi, moramo jačati sistem tako što ćemo osigurati da smo stvorili zajednicu koja će biti dio, pohađati, učiti i poboljšati naš sistem.
Hajde da ovo malo razjasnimo.
Prva faza: Pogledajte sistem
Uz razmišljanje o lean sistemima, naš prvi korak je učiniti naš sistem vidljivim. U početku, mogućnost vizualizacije vašeg sistema omogućava brzo razumijevanje načina na koji vaš sistem funkcioniše. Važno je vidjeti sistem. Moramo vidjeti interakcije, područja u kojima postoje problemi, način na koji teku informacije, rad ili namjera. Moramo vidjeti gdje su životi ljudi poboljšani, a gdje im šteti vaš sistem. Lean sistemsko razmišljanje omogućava nam da vidimo gdje naš trenutni sistem dijeli tim, stvarajući frustracije i neefikasnost.
Druga faza: Podijelite sistem
Druga faza razmišljanja o lean sistemima svodi se na dijeljenje vlasništva nad sistemom. Jednom kada je prethodno „nevidljiv“ sistem postao vidljiv, postaje ukrotiv, korisniji i poboljšan, ali samo ako ga dijelite. Sistem nas opterećuje očekivanjima i mi (kao grupa) moramo početi imati neka očekivanja od sistema. Vaš tim vidi posao onakvim kakav se zapravo događa na istoj vizualizaciji. Priča postaje zajednička, odgovori na planirane ili neplanirane događaje postaju manje haotični. Uz lean sistemsko razmišljanje, tim može pronaći mjesta na kojima su trenutne frustracije samoizazvane rane i popraviti ih. Sastanci će brzo prestati biti frustrirajući argumenti ili dosadne informativne sesije, a postat će radne sesije. U ovoj fazi zaista počinjemo raditi zajedno.
Treća faza: Izgradite sistem
Možda bi se moglo činiti čudnim da je “build” treća faza četverostepenog sistema, ali gotovo svaki sistem koji ćete nastojati poboljšati već će postojati. Izgradnja ovdje može se smatrati bilo kojim projektom obnove. Da, sistem zahtijeva održavanje, ali i rekonfiguraciju ili dodatke. Build je ovdje namjerno grandiozan. Želimo uvažiti činjenicu da će biti dosta značajnih tekućih poslova u vodstvu našeg sistema i da je odbijanje tih dužnosti ono što uzrokuje većinu sistemskih problema. Moramo obratiti pažnju.
Četvrta faza: Uključite sistem
Faza 4 napaja sistem.
Nakon što smo započeli redovnu praksu izgradnje našeg sistema, nastojimo poboljšati kulturu koja i pokreće naš sistem. Usvajanjem lean sistemskog razmišljanja tražimo načine za bolje sastanke; stalno poboljšavamo svoje profesionalne sposobnosti; tražimo načine da poboljšamo ravnotežu između privatnog i poslovnog života, povećamo vjernost naših razgovora s klijentima i općenito, prilagodimo naš sistem tako da ne samo da radi bolje, već da je i ugodno raditi.
Čini li se sve ovo kao teorija?
Možda i jeste. Ono što vam mogu reći je ovo. Nakon 30 godina rada u mnogim industrijama, mogu vam reći da je gotovo svaki problem u kojem se tim nađe riješiv. Propušteni rokovi, problemi s kvalitetom, veliki promet, prekoračenje budžeta, ljuti kupci, kako god već rekli… sve je to gotovo uvijek uzrokovano time što članovi tima ne razumiju kako rade i ne mogu efikasno komunicirati sa dionicima.
Postojeći alati za uključivanje ove četiri faze su bezbrojni i možete stvoriti vlastite. Ne postoji jedan način za uključivanje razmišljanja o lean sistemima. Niko ne poseduje patent na to.
Vrijednovanje potrebe za ovim fazama ne može se precijeniti. Ako ne obraćate pažnju na njih, ne radite svoj posao.
Ove četiri faze su temelj za našu certifikaciju lean agilnog vizualnog menadžmenta. Zaronite duboko u sistemsko razmišljanje.
Članak „The Four Stages of Systems Thinking” autora Jim Benson-a preveden je s QualityDigest.
