Sve što trebate znate o project managementu: Životni ciklus projekta (2. dio)

Facebook Twitter LinkedIn

U prethodnom članku, obradili smo osnove project managementa i naznačili ključne komponente potrebne za uspjeh. Sada ćemo pobliže objasniti životni ciklus projekta – strukturirani put koji vodi neki projekat od najranije ideje do konačnog kompletiranja. Razumijevanje ovog životnog ciklusa je ključno za održavanje projekata organizovanim i usklađenim sa njihovim ciljevima.

Šta je životni ciklus projekta?

Životni ciklus projekta sastoji se od niza različitih faza kroz koje jedan projekat prolazi. Svaka faza ima vlastite ciljeve, isporuke i aktivnosti. I dok različite organizacije ili metodologije mogu imati blago različite varijacije, najčešća struktura uključuje sljedećih pet faza:

Faza inicijacije

Ovdje sve počinje. Cilj faze inicijacije je definiranje projekta na visokom nivou.

Ključne aktivnosti:

Identifikovanje svrhe i ciljeva projekta
Provođenje feasibility studija(studij provodljivosti projekta) ili analiza
Identificiranje stakeholdera(
Kreiranje biznis slučaja
Osiguravanje odobravanja i početnog finansiranja

Isporuke (rezultati):

Povelja projekta(project charter)
Preliminarni registar stakeholdera
Studij fizibilnosti(provodivosti), ukoliko je isti primjenjiv

Sve što trebate znati o project managementu!

Faza planiranja

Kada je projekat odobren, počinje planiranje. U ovoj fazi se razrađuju detalji, kreiraju tajmlajni i dodjeljuju resursi.

Ključne aktivnosti:

Definiranje dometa projekta, tajmlajna i budžeta
Razvijanje strukture razlaganja posla(WBS)
Kreiranje detaljnog rasoreda i plana komunikacija
Identifikovanje rizika i planiranje strategije ublažavanja rizika
Procjena troškova i dodjeljivanje odgovornosti

Isporuke (rezultati):

Project management plan
Risk Management plan
Komunikacijski plan
Osnovne linije rasporeda i budžeta

Faza egzekucije

U ovoj fazi pravi posao zapravo počinje. Tim izvršava zadatke prema planu projekta dok project manager osigurava da sve ostane usklađeno, funkcionalno i prema planiranom rasporedu.

Ključne aktivnosti:

Koordinacija ljudi i resursa
Vođenje sastanaka tima i upravljanje komunikacijama
Osiguravanje kontrole kvaliteta
Upravljanje angažmanem stakeholdera

Isporuke (rezultati):

Izvršeni zadaci ili prelomne tačke
Izvještavanje o napretku i statusu projekta
Rezultati osiguravanja kvaliteta

Faza monitoringa i kontroliranja

Iako se često prikazuju kao dvije odvojene faze, monitoring i kontroliranje idu ruku pod ruku sa egzekucijom. Radi se o praćenju napretka i, ukoliko je potrebno, prilagođavanju.

Ključne aktivnosti:

Mjerenje performansi projekta korištenjem KPI-a
Upoređivanje stvarnih performansi s planiranim
Upravljanje promjenama(domet, budžet, raspored)
Identifikovanje i adresiranje izazova ili rizika

Isporuke (rezultati):

Izvještaji o performansama
Updateovani plan projekta
Zahtjevi za promjenama(ukoiliko je potrebno)

Faza zatvaranja

Ova finalna faza privodi projekat kraju. Ona osigurava da su svi ciljevi ispunjeni i da je sve propisno dokumentovano.

Ključne aktivnosti:

Osiguravanje da su sve isporuke kompletirane
Dobivanje formalnog odobrenja stakeholdera
Provođenje post-projektnih pregleda i procjena
Raspuštanje resursa i zatvaranje ugovora
Arhiviranje projektne dokumentacije

Isporuke (rezultati):

Finalni izvještaj
Dokument sa naučenim lekcijama
Formulari za finalno odobrenje i prihvatanje

Zašto je životni ciklus projekta važan?

Slijedeći strukturirani životni vijek jednog projekta, postići ćemo lakšu i bolju organizaciju i kontrolu, a i ciljevi i odgovornosti projekta biće mnogo jasniji. Ovakav pristup projektu osigurava i rano uočavanje eventualnih rizika, što u konačnici put do kompletiranja jednog projekta čini daleko lakšim i bezbolnijim. Naposljetku, životni ciklus projekta olakšava procjenu uspjeha i unaprijeđuje sve buduće projekte, jer nam omogućava da učimo iz prethodno naučenih lekcija.

Na kraju, iz svega ovoga možemo zaključiti da je dobro odrađen životni vijek projekta žila kucavica uspješnog project managementa. Razumijevanjem procesa koji se dešavaju u svakoj fazi, kao i zašto su oni potrebni, postaje mnogo lakše voditi projekte efikasno i sa samopouzdanjem.

U našem sljedećem članku, koji je planiran za sljedeću sedmicu, fokusiraćemo se na ljude iza cijelog procesa – project team i uloge koje oni igraju.