Kada razmišljamo o uspješnom izvršavanju projekta, često naglašavamo planiranje, budžet, rokove i upravljanje zadacima. Međutim, jedan element povezuje sve navedene dijelove i osigurava da funkcionišu besprijekorno, a to je – komunikacija. Bez nje, čak se i najpažljivije osmišljeni i vođeni projektni planovi mogu potpuno raspasti.
Zašto je komunikacija u projektima toliko važna?
Jasna i konstantna komunikacija je temelj svakog uspješnog projekta. Pomaže timu da se poveže, stakeholderi ostaju informisani i izazovi se prevazilaze brzo i lako. Loša komunikacija, s druge strane, vodi do nesporazuma, propuštenih rokova i nezadovoljnih klijenata.
Neki od ključnih benefita efektivne komunikacije uključuju:
- Osiguravanje da su svi članovi tima upućeni i saglasni
- Razjašnjavanje ciljeva, očekivanja i odgovornosti
- Jačanje veza sa klijentima i stakeholderima
- Rješavanje sukoba i izazova prije nego što eskaliraju
- Održavanje momentuma i motivacije kroz cijeli životni ciklus projekta
Ključni kanali komunikacije u jednom projektu
Ovisno od veličine i složenosti projekta, komunikacija može imati mnogo oblika. Ovo su najčešće vrste:
1. Interna timska komunikacija
Svakodnevna javljanja, sastanci, alati za razgovor poput Slacka ili Microsoft Teamsa i email updatei pomažu članovima tima da ostanu povezani i ujednačeni.
2. Komunikacija sa stakeholderima
Regularni updatei kroz izvještaje o statusu, prezentacije ili oglasnike održavaju vanjske stakeholdere obaviještenim o napretku, rizicima i promjenama.
3. Komunikacija sa klijentima
Klijentu nikad ne bismo trebali ništa tajiti ili ga ostavljati neobaviještenog i “u mraku”. Česta, transparentna komunikacija gradi povjerenje i dopušta brže cikluse povratne informacije i odobrenja.
4. Dokumentacija
Pisana komunikacija – projektni grafikoni, vrijeme sastanaka, planovi i izvještaji – služi kao referenca i pomaže da se izbjegnu nesporazumi ili gubitak informacija.
Česti izazovi u komunikaciji tokom projekta
Čak i sa pravim alatima i procesima, može doći do problema u komunikaciji. Najčešći izazovi su:
- Višak informacija – Previše irelevantnih informacija može odvući pažnju ili zbuniti članove tima
- Manjak jasnoće – Opštirne ili nejasne poruke stvaraju nesporazume
- Slabo slušanje – Prava komunikacija ide u oba smjera; kada druga strana ne sluša šta im se govori, može se dogoditi da im promaknu važni detalji
- Kulturološke i jezičke razlike – Naročito u globalnim timovima, različiti stilovi u komunikaciji mogu da izazovu napetost
- Neredovni updatei – Ako je komunikacija neredovna, stakeholderi mogu da izgube povjerenje u dati projekt
Uloga Project Managera u komunikaciji
Project manager je centralna figura jednog projekta, pa tako i komunikacije tokom trajanja istog. Ta osoba je odgovorna za:
- Razvoj plana komunikacije
- Definisanje koje informacije treba podijeliti, koliko često i kojim kanalima
- Osiguravanje da su poruke jasne, pravovremene i prikladne za primatelje
- Kreiranje kulture otvorenosti, povratnih informacija i odgovornosti
Dobar project manager ne prenosi samo poruke – oni i slušaju, posreduju i prilagođavaju svoj stil komunikacije različitim članovima tima i stakeholderima.
Savjeti za unapređenje projektne komunikacije
- Postavite jasna očekivanja od komunikacije od prvog dana
- Koristite vizualne alate poput Gantt grafikona ili Kanban tabli kako biste povećali razumijevanje
- Ohrabrite otvoreni dijalog i dajte svima slobodu da postavljaju pitanja ili izraze zabrinutost
- Dokumentirajte sve što je važno i neka ta dokumentacija bude lako dostupna
- Zakazujte regularne provjere i sastanke – a ne samo onda kada postoji neki problem
Završna riječ
Komunikacija nije samo “soft skill” – to je i velika strateška prednost. Gradi povjerenje, čini da svi rade za isti cilj i osigurava da projekat teče i napreduje, čak i kada se pojave izazovi. Na mnogo načina, komunikacija je nevidljiva stavka koja povezuje svaki zadatak, napredak i svakog od članova tima.
U našem sljedećem članku pisaćemo o upravljanju obimom projekta – kako definisati, kontrolisati i spriječiti nekontrolisano proširenje obima projekta, takozvani “scope creep”, koji prijeti vašem budžetu, rokovima i cjelokupnom raspoloženju tima.
. . .
Čitajte i Sve što trebate znate o project managementu: Management rizika u projektima (4. dio).
