Vodič za primjenu 5S-a u privatnom životu

Pisao sam o tome kako je 5S metodologija temelj LEAN proizvodnje.

Također, pisao sam i o alatima za bolje upravljanje vremenom.

Ali, da li ova dva koncepta mogu da se spoje u jedan?

Da li 5S može da pomogne u stvaranju i održivosti Lean života?

Moj stav je da sve počinje od 5S-a. Tih 5 koraka su univerzalni principi po kojima treba da funkcioniše fabrika i koje možemo koristiti i u privatnom životu.

Primjena 5S metodologije u privatnom životu može značajno doprinijeti boljoj organizaciji vremena, većem fokusu i povećanoj produktivnosti.

Da ponovimo, šta je 5S metodologija?

5S predstavlja pet japanskih termina koji opisuju sistematičan pristup organizaciji radnog prostora, ali se isti principi mogu prenijeti i na svakodnevne aktivnosti:

Seiri – Sort – Sortirati: Razdvajanje potrebnog od nepotrebnog.
Seiton – Set in Order – Sve pospremiti: Logično i efikasno organizovanje preostalih elemenata.
Seiso – Shine – Sve očistiti: Održavanje čistoće i urednosti.
Seiketsu – Standardize – Standardizovati: Definisanje standarda za održavanje prve tri faze.
Shitsuke – Sustain – Samodisciplina: Održavanje sistema kroz dosljednu primjenu.

Primjena 5S-a u svakodnevnom životu

Sortiraj – razdvoji potrebno od nepotrebnog

Prvi korak u efikasnom upravljanju vremenom jeste identifikacija i eliminacija svih faktora koji ometaju produktivnost. To uključuje:

Prekomjerno korišćenje društvenih mreža bez jasnog cilja.
Svakodnevno gledanje besmislenog TV sadržaja.
Suvišne obaveze koje ne donose vrijednost.

Eliminisanjem ovih „kradljivaca vremena“, otvara se prostor za fokus na važne aktivnosti.

Kako to uraditi?

Audit vremena može pomoći u identifikaciji nepotrebnih aktivnosti.

Telefoni bilježe svaki vaš provedeni minut sa njim. Lako možete provjeriti u podešavanjima koliko ste vremena tokom nedjelje potrošili na razne aplikacije. To vam može biti prvi pokazatelj šta treba eliminisati ili ograničiti.

Detaljniji vid audita vremena je praćenje aktivnosti tokom dana. Na kraju nedjelje dobićete jasnu sliku koliko vremena trošite na koje aktivnosti. Prilikom analize obojite različitim bojama aktivnosti koje dodaju vrijednost (vode vas ka ostvarenju cilja), aktivnostima koje moraju biti obavljene (aktivnosti održavanja) i aktivnosti koje ne dodaju vrijednost, tj. kradu vrijeme.

Cilj je da povećavate vrijeme za aktivnosti koje vas vode ka ostvarenju cilja, optimizujete aktivnosti koje moraju da se obavljaju i ograničite ili eliminišete aktivnosti koje kradu vrijeme.

Sve pospremi – organizacija aktivnosti

Kao što se alati u proizvodnom procesu raspoređuju tako da budu lako dostupni i optimalno postavljeni, tako i u privatnom životu treba jasno definisati:

Kada se obavljaju ključne aktivnosti.
Gdje se odvijaju.
Na koji način se sistematski pristupa obavezama.

Kako to uraditi?

Određivanje unaprijed fiksnih termina za rad na ličnim projektima ili učenju omogućava bolje planiranje i smanjuje prokrastinaciju.

Odredite vrijeme za te aktivnosti, mjesto i način na koji ih obavljate.

Tu mogu biti od pomoći razne aplikacije ili papirni formulari, u zavisnosti od toga šta vam više odgovara.

Sve očisti – stvaranje fokusa

U industrijskom okruženju, čisto i uredno radno mjesto smanjuje greške i poboljšava produktivnost. Ista logika važi i u privatnom životu:

Rad u organizovanom prostoru smanjuje mentalni zamor.
Blokiranje vremena za prioritetne zadatke osigurava bolju koncentraciju.

Kako to uraditi?

Fokus se može obezbjediti eliminacijom nepotrebnih misli kroz vođenje dnevnika. Tzv. “brain dump” svakog dana oslobađa mozak od čuvanja podataka i stvara mjesto za nove ideje.

Planiranje dana veče prije i zapisivanje prioriteta stvaraju jasan pravac.

Blokirajte vrijeme za aktivnosti koje dodaju vrijednost, sklonite sve što vas ometa u dubokom radu i obezbjedite zaštićen prostor.

Standardizuj – kreiranje sistema

Kako bi se prethodni koraci održali na duže staze, potrebno je uspostaviti sistem praćenja i primjene 5S principa. To može uključivati:

Vođenje habit trackera.
Korišćenje dnevnih planera.
Kreiranje rutina koje pomažu u postizanju dugoročnih ciljeva.

Standardizacija olakšava održavanje dosljednosti u radu i smanjuje potrebu za donošenjem odluka o istim stvarima svakog dana.

Kako to uraditi?

Prijedlog je da ne pamtite raspored i ne stvarate nove navike bez praćenja. I ovdje su korisne razne aplikacije i papirne forme. Lično preferiram papirni nedjeljni kalendar koji je transparentan za sve ukućane i zakazane termine u kalendaru telefona. Na taj način vi uvijek imate podsjetnik, a ukućani znaju kada su vam potrebni uslovi za rad na vašim ciljevima.

Samodisciplina – održavanje sistema

Kao i u industriji, sistem ne može funkcionisati bez discipline i posvećenosti. Održavanje 5S principa u privatnom životu zahtijeva:

Svjesnost o razlozima primjene metode.
Praćenje napretka i postignutih rezultata.
Motivaciju kroz nagrađivanje dostignuća.

Dosljedna primjena omogućava dugoročne benefite, uključujući povećanu efikasnost, smanjenje stresa i bolju organizaciju vremena.

Kako to uraditi?

Pitanje svih pitanja je “Zašto?”. Morate imati vaše motivišuće “zašto” i to će biti pogonsko gorivo za održavanje sistema. Kada na to dodate disciplinu kroz praćenje napretka i rezultata, dobijate ozbiljan Daily Self-management system za vašu “JA” korporaciju. Kao i u svakoj firmi, mora da postoji i sistem nagrade. Ne stvarate kazneni sistem, te treba da odredite nagrade za mala dostignuća. To će ukloniti tenziju i stvoriti osjećaj napretka.

Nedjeljni pregled urađenog je obavezan ukoliko želite da napredujete u svim sferama života.

Zaključak

Implementacija 5S metodologije van industrijskog okruženja može donijeti značajne prednosti u svakodnevnom životu. Organizacija vremena i aktivnosti kroz 5S principe omogućava efikasnije korišćenje resursa i povećava produktivnost. Upravo zbog toga, 5S ne treba posmatrati samo kao alat za optimizaciju proizvodnje, već kao univerzalni sistem za unapređenje svakodnevnog rada i života.