Kad je delegiranje opravdano?

“Ako želite da se nešto uradi kako treba, morate to sami uraditi.”

Koliko često smo ovo čuli, rekli i zaista povjerovali u ovo? Činjenica je da to jednostavno nije istina.

Prisjetite se prvog tromjesečja 2023. Koliko ste puta završili radnu sedmicu misleći samo na neostvarene zadatke koje je trebalo prebaciti na sljedeći? Možda ćete čak moći brzo prepoznati sedmice u kojima ste propustili porodične večere i razumno vrijeme za spavanje.

Ako upravljate svojim poslom uz pretpostavku da ste najvještiji u svakom zadatku i jedini koji može obaviti stvari na način na koji želite da se urade, propuštate jedan od najmoćnijih alata u svom arsenalu—i prilika da vratite svoje vrijeme.

Imate mogućnost da izbjegnete nepotrebne poreze na svoje vrijeme; da obavite više (i važnije) poslove i uživate u dvostrukoj pobjedi. Sve što je potrebno je slijediti ova tri ključna koraka da naučite kako delegirati.

Korak 1. Opravdajte (Vašu potrebu za delegiranjem)

“Mogu ovo bolje od bilo koga drugog.”

To je kontraintuitivno, ali ovo zapravo može biti ograničavajuće uvjerenje – možda ne ako se odnosite samo na jedan specifičan zadatak, ali ako vam je ovo glavna linija za sve, predstavljate ograničavajuće uvjerenje o svojim sposobnostima delegiranja.

Niko nije najbolji u svemu. Naravno, možda ste vješti. Možda čak i odlični. Ali tako je i vaš tim. Kao i vaša sposobnost da učite, podučavate i činite druge dobrima – čak i odlična.

Delegiranje počinje razumijevanjem da ne morate vi učiniti sve da bi sve bilo urađeno kako treba.

Vaše vrijeme je dragocjeno. Zamislite svaki sat svog dana kao novčanicu od 100 dolara. Ne biste platili 100 dolara za sendvič koji je samo 10 dolara na meniju. Ne biste trebali trošiti svoje dragocjeno vrijeme na zadatke kada je isplativije delegirati nekome drugome tko je obučen da se s tim zadatkom nosi stručno.

Tu je vaše opravdanje: gubite vrijeme i novac time što ne delegirate.

Korak 2. Pojasnite (šta treba delegirati)

Ne treba sve delegirati. Pilot aviokompanije ne bi trebao delegirati upravljanje avionom patronu u redu F. Hirurg ne bi trebao delegirati prvi rez na bolničkog recepcionara. I ne biste trebali predavati uzde zadacima koje samo vi možete i trebate raditi.

Ali budimo iskreni: postoji mnogo više zadataka koje ne biste trebali raditi od onih koje biste trebali. Težak dio je biti iskren prema sebi u otkrivanju kako je najbolje potrošiti svoje vrijeme.

Tu je kompas slobode dobro došao.

Korak 2A je da identifikujete zadatke u vašoj Drudgery Zoni – zadaci u kojima oboje niste toliko vješti i u kojima ne uživate. To su ubice produktivnosti i, realno, gubite vrijeme i novac ne tražeći nekoga drugog da vam ih skine sa tanjira, čak i ako trebate potrošiti neko vrijeme i novac obučavajući ih da rade te zadatke.

Korak 2B: Zona odvlačenja pažnje. Ne vodite posao samo iz zabave. Želite zaraditi novac, i iako možete uživati u raznim zadacima koji vam dan čine ugodnijim, ako niste toliko vješti u njima, koštate sebe novca. Ovo su takođe glavni kandidati za delegiranje, koliko god vas to boli. Bol će se povući kada shvatite da zarađujete više novca dopuštajući nekom drugom da to radi i oslobađate vrijeme koje je bolje provesti negdje drugdje.

Korak 2C uključuje identifikaciju zadataka u vašoj zoni nezainteresovanosti. Možda ste odlični u vođenju vlastitih knjiga, ali ako mrzite brojeve, crpite energiju koja vam na kraju može omogućiti da budete efikasniji u drugim stvarima – dajući vam više vremena za stvari koje volite van posla.

Ako ste slijedili prvih nekoliko koraka u razjašnjavanju onoga što treba delegirati, ono što vam preostaje je sve u vašoj zoni želja. Ovo su stvari koje oboje volite raditi i u kojima ste dobri. Daju vam energiju. Zarađuju vam novac. Podsjećaju vas zašto uopće vodite svoj posao.

Vrijeme je jedina stvar koju ne možete kupiti više. Zašto ne zamijenite nešto od toga za vrijeme koje možete potrošiti učinkovitije?

Korak 3. Identifikujte (kome delegirati)

Svi u vašem timu su tu s razlogom. Vjerujete u njih dovoljno da budete dio vaše kompanije. Sada vjerujte u njih dovoljno da oslobodite malo svog vremena.

Za svaku stavku u vašim zonama muke, ometanja i nezainteresovanosti, postoji član vašeg tima čija zona želja odgovara tom zadatku. Na vama je samo da odredite ko je najbolja osoba za svaki zadatak. Da biste to učinili, upoznajte se sa Kompasom slobode vašeg izvršnog tima—i neka se vaš izvršni tim upozna sa Kompasom slobode svog tima. Na kraju, trebali biste dobro razumjeti ko je najbolja osoba za svaki zadatak.

Drugi dio ovog završnog koraka je da budete spremni na vanjski angažman. Ako u vašem timu nema nikoga ko bi bio prikladan za dizajniranje etiketa za pakiranje ili optimizaciju vaše web stranice – stvari koje nerado radite mjesecima – prepustite to outsourcingu. Ako ne prenesete svoje dragocjeno vrijeme, možete bolje doprinijeti negdje drugdje. Outsourcing će vjerovatno biti jeftiniji od troškova vašeg vremena.

Zapamtite, kao vlasnik preduzeća, vaš posao nije da radite sve. To je osiguranje da se sve važno obavi. Ne gubite iz vida tu činjenicu i ne gubite iz vida dvostruku pobjedu koju možete postići tako što ćete svoje dragocjeno vrijeme staviti kao prioritet. Delegiranje je ključ.

Članak „ 3 Steps for Leveraging Delegation to Win Back Your Time “, autora Justin Onslow, preveden je sa portala Full Focus.