Zagledajte se u svoje poslovne procese, jesu li svi na istoj razini napretka? Nisu!
Dok se u nekima kao što je marketing ili prodaja koriste AI tehnologije, u drugima se još uvijek koriste papirići, a u boljim slučajevima najveći tehnološki doseg su osnovni uredski računalni alati poput Excela ili e-maila. Pogađate, upravo smo ušli u nabavne urede.
Promjene u marketingu, prodaji, financijama, proizvodnji odvijaju se kontinuirano desetljećima i zato nisu toliko stresne. Nabavi je sada potreban dramatični, doslovce filmski zaokret čije će se posljedice osjetiti na svim razinama organizacije.
STOP! Nemojte se odmah baciti u potragu za e-nabava programima, to je kruna svega onoga što treba napravite u koracima koji joj prethode!
Za početak obujte nabavne cipele i udubite se u proces! Analizirajte sve! Prebrojite papiriće s narudžbama i zahtjevnicama, izmjerite kvadraturu koju zauzimaju registratori, popišite mjesta na kojima tražite podatke i sve osobe koje ste pritom morali zvati! Obavezno izmjerite prosječno vrijeme koje je potrebno za pronalazak podataka! Ovo će vam pomoći da točno identificirate područja koja trebaju promjenu!
Korak dva je da se prihvatite čitanja! Pročitajte pravila i procedure ma koliko god one bile dugačke (postoji velika šansa da ih i ne pronađete) i onda proučite kako se primjenjuju u praksi. Ovo je važna stavka! Pravila i procedure u nabavi obavezno treba uskladiti s organizacijskim ciljevima i strategijom. Ujedno su i podloga za sve dalje korake koje namjeravate poduzeti u bližoj ili daljoj budućnosti.
Ovo morate cijelo vrijeme! Naoružajte se strpljenjem i komunicirajte sa svima! Ova faza uključuje mnogo pitanja, odgovora i informiranja. Važno je da čujete sve sudionike nabavnog procesa, uključujući i druge odjele, menadžment i dobavljače. Ovako ćete steći razumijevanje svoje nabave u svoj njezinoj visini, širini i punini i pripremiti na nadolazeće promjene cijelu organizaciju, sve odjele i sudionike.
Dijelite stečena znanja i spoznaje! Svojim zaposlenicima omogućite edukacije. Oni će se osjećati dobro, smanjit će se pogreške povećat će se efikasnost, a promjene će biti bolje prihvaćene.
Sada pregledajte ponudu digitalnih alata za nabavu! Kada ste sve posložili točno znate što vam treba, a samim time znate i što trebate tražiti. Obavezni morate razmotrite: cijenu, funkcionalnosti, mogućnost prilagodbe, lakoću korištenja, mogućnosti povezivanja s drugim sustavima , koliko se i kako uklapa u poslovne procedure vaše tvrtke. Kontaktirajte pružatelje usluge, raspitajte se o mogućnostima, provjerite uslugu korisničke podrške, oni su vjerujte najvažnija karika svakog digitalnog alata za poslovne procese. Mi u Ensolvi vjerujemo da sinergija, stručnih znanja, tehnologije i dobrih međuljudskih odnosa stvara najveću konkurentsku prednost!
Kada ste sve ovo pripremili, spremni ste za digitalnu transformaciju i implementaciju rješenja za nabavu. Kako izgleda digitalna transformacija nabave s Ensolvom pročitajte u sljedećem članku!
Sve što trebate znati o posljednjem koraku digitalne transformacije nabave
Sigurno ste već čuli mnogo o posebnim digitalnim alatima za upravljanje nabavom! Na tržištu možete pronaći šaroliku paletu softvera koji nabavni proces čine jednostavnijim, bržim, efikasnijim i štedljivijim. Međutim, da biste postigli ove ciljeve, morate ostvariti dva preduvjeta. Prvi je stvoriti čvrste temelje za implementaciju softvera za nabavu o kojemu smo detaljno pisali u prethodnom članku Revolucija u nabavi! Od kuda krenuti? (staviti link na taj članak). Drugi preduvjet je odabir rješenja koje odgovara zahtjevima kompanije, poslovnim procesima i ciljevima te njegova implementacija kao kruna digitalne transformacije nabave.
Ovaj drugi preduvjet je izazovan, kompleksan i od strateškog je značaja za vašu nabavu i kompaniju. Zato ga ni pod koju cijenu ne prepuštajte slučaju! Evo što savjetuju iz Ensolva tima!
- Definirajte svoje zahtjeve i napravite listu! Ovo je pod pretpostavkom da ste posložili svoje poslovne procese i da jasno vidite koje nabavne procese (zahtijevanje, naručivanje, upravljanje ugovorima, pregovaranje, tenderiranje, provođenje dražbi i sl.) želite automatizirati. Razmislite koje funkcionalnosti su vam potrebne i u kojim dijelovima se softver za nabavu mora povezati s drugim poslovnim rješenjima (najčešće je riječ o ERP sustavu).
- Istražite dostupna rješenja za nabavu! Napravite uži popis i ocjenjujte ih u skladu s listom iz prvog koraka. Obratite pažnju na druge aspekte poput usluge korisničke podrške i proučite reference.
- Odaberite svojeg novog partnera u nabavi! Odmah u startu dogovorite sve detalje i faze, pitajte, zovite i odvojite vremena koliko god treba da stvari budu jasne. Imajte na umu da je ovo vaša desna ruka!
- Zajedno napravite plan implementacije! Odaberite osobu zaduženu za upravljanje projektom, definirajte rokove za svaku fazu, ne preskačite sastanke i što je češće budite u kontaktu.
- Testirajte i upoznajte svoj novi virtualni nabavni ured! Testiranjem ćete biti sigurni da softver zadovoljava vaše zahtjeve i potrebe. Uključite sve osobe koje će ga koristiti, informirajte ih o planovima i educirajte ih kontinuirano da budu spremni kad krene produkcija.
- Ne odgađajte korištenje softvera! Čim je spreman počnite ga koristiti, sve dodatne izmjene i prilagodbe moguće je napraviti u hodu.
To je to! Samo slijedite ove korake i bit ćete na dobrom putu. Kada počnete ostvarivati rezultate u vidu ušteda bilo vremenskih ili financijskih, smanjenog stresa i boljeg raspoloženja, pitat ćete se gdje ste bili prije! A Ensolva za kraj otkriva i jedan trik za još jednostavniju implementaciju: imajte na umu da ne morate nužno implementirati cijeli sustav odjednom. Počnite od onoga što je vam je najvrjednije i korak po korak digitalizirajte cijelu nabavu.
