Sve što trebate znati o project managementu! (1. dio)

Project management, u svojoj osnovi, podrazumijeva prakticiranje planiranja, izvršavanja i nadgledanja nekog projekta, kako bi se osiguralo uspješno kompletiranje nekog zadatka ili projekta, unutar vremenskih i finansijskih ograničenja. Da bi jedan project manager bio uspješan u obavljanju svog posla, potreban je širok spektar vještina, mnogo primijenjenog znanja te poznavanje različitih alata i tehnika.

Ključne komponente:

Ključne komponente project managementa su, ustvari, načelno vrlo jednostavne. A to su:

1. Početak projekta (Definisanje ciljeva, identifikovanje ključnih stakeholdera i njihova očekivanja, provođenje studija provodivosti (feasibility) i predviđanje rizika, razvijanje slučaja i dobivanje odobrenja stakeholdera za početak projekta)
2. Planiranje projekta (Uspostavljanje mape projekta, uključujući obim, vremenski rok i resurse, kreirati strukturu za organizovanje zadataka, razviti raspored projekta koristeći alate poput Gantt grafikona, odrediti budžete i efektivno raspodijeliti resurse, identifikovati potencijalne rizike i definisati strategije kojim se ti rizici mogu izbjeći ili ublažiti)
3. Izvršavanje projekta (Okupiti i voditi project management tim, dodijeliti zadatke i osigurati jasnu komunikaciju između članova tima, nadgledati napredak i održavati kontrolu kvaliteta, upravljati očekivanjima stakeholdera i redovno ih obavještavati o samom projektu).
4. Nadgledanje i kontrola (Pratiti performanse projekta u odnosu na ključne indikatore performansi(KPI), identifikovati i adresirati sva odstupanja od plana, upravljati promjenama i izbjeći rizike ukoliko ih ima, provesti osiguravanje kvaliteta kako bi se zadovoljili standardi projekta)
5. Zatvaranje projekta (Osigurati zadovoljenje svih zahtjeva projekta na kojem se radi, dobiti odobrenje i potpis stakeholdera, provesti evaluaciju nakon završenog projekta kako bi se utvrdilo koje lekcije su naučene iz samog projekta i arhivirati projektnu dokumentaciju jer bi mogla biti od koristi za neke buduće projekte) 

Česte metodologije Project Managementa

Waterfall  – Linearni pristup sa unaprijed definisanim fazama

Agile – Metod koji naglašava fleksibilnost i saradnju

Scrum – Podskup Agila koji se fokusira na kratke, ponavljajuće faze rada (sprinteve)

Kanban – Vizualni sistem za upravljanje radnim tokom(workflow)

Lean – Metodologija koja se fokusira na efikasnost i smanjenje otpada, nepotrebnih stvari i potrošenog vremena

Važni alati u Project Managementu:

Upravljanje zadacima (Task Management): Trello, Asana, Monday.com

Pravljenje rasporeda: Microsoft Project, Smartsheet

Saradnja: Slack, Microsoft Teams

Dokumentacija: Confluence, Google Docs

Na kraju valja ponoviti da, iako sve nabrojano može izgledati malo previše za nekoga ko se prvi put susreće s ovom temom i vjerovatno jeste, ipak treba imati u vidu da je project management oblast koja se vrlo lako i relativno brzo može savladati. Sve što je potrebno je da osoba koja želi biti project manager ima razvijen osjećaj za planiranje, da je vrlo organizirana i da je ne plaši malo multitaskinga, jer u jeku projekta sposobnost da se istovremeno obavljaju dva, tri zadatka, a nerijetko i više od toga, zaista dobro dođe.

Korištenjem pravih alata i poštovanjem nabrojanih principa i metodologija, osoba će vrlo lako i brzo steći potrebnu praksu i samopouzdanje i postati vrhunski project manager!