Kada pričamo sa organizacijama o upotrebi kontrolnih listi u njihovim operacijama, kako bi osigurali da se ništa ne propusti, i da se provjeri i kontroliše ono što treba da bude provjereno i kontrolisano, nailazimo na dosta otpora. Prihvaćeno je da se kontrolne liste pretežno koriste u HR-u za stvari kao što su dobrodošlice. Programi zdravlja i sigurnosti imaju bezbroj kontrolnih listi, ali to nije slučaj i sa operacionim timovima.

Čujemo razloge kao “Mi zapošljavamo pametne ljude, ne djecu”, “Mi smo profesionalci”, “Nemamo vremena da pišemo sve te liste”, ili moj omiljeni “Naši ljudi imaju godine iskustva, kontrolne liste bi im bila uvreda”. Vrlo vjerovatno ovo čitate, i mislite u sebi “Da, slažem se, nema šanse da bih bio sretan da moram koristiti kontrolnu listu“. Dozvolite mi da Vas pitam nekoliko pitanja.

Da li ste ikada letjeli avionom ili imali operaciju?

Dok se smještate u svoje sjedište i vaš um pokušava procijeniti koliko malo imate prostora za noge, pilot i kopilot u svojoj kabini ne igraju Tetris ili karti da im prođe vrijeme dok svi ne budu spremni. Oni prolaze kroz svoju kontrolnu listu prije leta, a imaju nekoliko listi. Prije leta, preparkiranje i pokretanje motora, nakon pokretanja motora, taxi, prije polijetanja, nakon polijetanja, uspon, spuštanje, prilaz, prije slijetanja, nakon slijetanja i gašenje. Ove liste se smatraju listama „normalnih operacija“. Budući da ovi ljudi sve ovo rade nekoliko puta dnevno, pomislili bi ste da su poprilično dobri u tome, ali kladim se da ste vrlo sretni što oni prolaze svoje kontrolne liste da bi osigurali vašu sigurnost. Potom, imaju i „nestandardne“ liste koje se koriste za neuobičajene situacije, npr. kada nešto pođe po zlu, upali se lampica upozorenja ili oprema za slijetanje neće da se spusti. Ove nestandarne kontrolne liste, za koje se nadamo da se rijetko koriste, osiguravaju da se prođu svi potrebni koraci i da se sve uzme u obzir, tako da se ništa ne propusti kada situacija stvori pritisak.

Uvođenjem kontrolnih listi u svijet medicine kroz stvari kao što su liste operacijske sigurnosti, ili liste sistema sigurnosti operacionih pacijenata, spašeno je bezbroj života. One osiguravaju timski rad kroz nekoliko koraka koji će osigurati da se stvari ne ostavljaju tamo gdje ne treba, te da ne budete primorani da ponovo otvorite pacijenta kako bi izvadili neku spužvu. Također su uključene stvari kao što su osiguranje da je pravi pacijent kod vas ili osiguranje da znate tačno šta pacijentu treba uraditi. Procjenjuje se da komplikacije pri operacijama zastupaju između 3% i 17 % uzroka širenja bolesti (prije operacije, tokom operacije, i nakon operacije). Uvođenjem kontrolnih listi to se skoro momentalno smanjilo za 50%, nekada čak i do 90%.

Kontrolne liste se stalno koriste u oblasti elektronike, proizvodnji kablova i žice, IT sektor ih koristi u raznim oblastima od dizajna do implementacije.

Ako ovi nevjerovatno dobro obučeni, profesionalni ljudi koji stalno rade svoje poslove koriste kontrolne liste, zašto onda ne bi i Vi?

Pogon za montažu auta

Nije iznenađujuće da Toyota koristi kontrolne liste. Za skoro sve što rade postoji lista. Ford ih također koristi. U suštini, većina vodećih proizvođača automobila  ih koristi u nekom obliku. Toyota ima kontrolne liste i u proizvodnim operacijama, i u razvoju i dizajnu proizvoda, koje se svaki dan koriste kako bi osigurali da se ništa ne preskoči ili da se nešto ne uobziri. Liste osiguravaju da se ništa ne propusti u proizvodnji i da se obave provjere koje trebaju biti obavljene prije nego što se radni komad pošalje na sljedeću operaciju, i tako obezbjeđuju da izvoze samo dobre proizvode. Koriste se na strani dizajna i razvoja proizvoda, kako bi osigurali da dizajn zadovoljava potrebne specifikacije, da su tolerancije tačne i da se koriste ispravni materijali.

Toyota-ina obuka radne snage je vrlo temeljna, tako da se može reći da su njihovi ljudi pametni, dobro obučeni profesionalci, ali pomisao na obavljanje svog posla bez kontrolnih listi nije nešto čemu se raduju.

Previše zauzeti za kontrolne liste?

Organizacije nam kažu da su previše zauzete za sastavljanje kontrolnih listi, te da im rješenje problema treba odmah. To je očito nezgodno, žrtvovati sutra da bi se riješio današnji problem, međutim problem se ne rješava u potpunosti, već samo djelimično i vratiće se već sutra jer samo ponavljate istu stvar.

Ne treba puno vremena za sastavljanje kontrolne liste, nikad nećete obuhvatiti sve što vam treba, savršenstvo je nemoguće dostići, ali mu se može približiti. Ono što je dobro je to što vaš tim, dok obavlja svoje poslove, može kreirati vaše kontrolne liste koje će biti ne samo jasne i razumljive, nego će i podržavati saradnju unutar vašeg tima. Da li ćete obuhvatiti sve? Ne, zbog toga imamo kulturu kontinuiranog poboljšanja, da bi identifikovali šta ne radi, a potom se na snagu stavlja protumjera koja će to popraviti. To čak može podrazumijevati i ažuriranje kontrolne liste kako se taj problem ne bi ponovio.

Šta ako se uvođenjem kontrolnih listi smanje vaše prerade za 50%, šta bi to vama značilo u pogledu dostupnog vremena i troškova? Očito, oboje se smanjuje, ali ono što se također desi je to da se manje stvari zadržava u vašoj petlji popravki, manje stvari se baca kao otpad, veći su rezultati prodaje i profit raste jer niste zaposlili nikog novog da bi postigli ovaj povećani nivo proizvodnje. Sve ovo će sigurno nadoknaditi bilo kakve odgode potrebne da bi se napravile kontrolne liste.

Šta bi to značilo za vašu kulturu? Sigurno šalje poruku da su ovi elementi bitni, ali još bitnije je to što su kontrolne liste zajednički dokument, a ne nešto što se čuva u nečijoj ličnoj svesci, tako da se unaprijeđuju na osnovu kolektivnog znanja cijelog tima. Kontrolna lista može postaviti standard koji funkcioniše za svakoga, tako da time dobijate dosljednost, ali to je samo standard baziran na onome što znamo danas, već sutra možemo saznati nešto novo, te ažurirati listu tako da su svi u toku sa najnovijim informacijama.

Brzina povratne informacije

Što brže date nekome povratnu informaciju da se nešto treba popraviti, to je bolje, zar ne? Pogodite šta kontrolna lista radi? Nudi momentalnu povratnu informaciju da nešto nije u redu, prisiljava vas da se zaustavite na nekoliko minuta i kritički procijenite šta ste uradili nasuprot onoga što ste trebali uraditi, a rezultati toga mogu biti vrlo moćni.

Sažetak

Kontrolne liste se koriste po cijelom svijetu u kritičnim i nekritičnim okruženjima da bi se osiguralo da se nešto ne propusti, i da se sve obavlja prema najvišem mogućem standardu. Upotrebom kontrolnih listi  u svom operativnom okruženju, pogotovo u inženjerskoj postavci, dajete sebi pravu priliku da brzo razvijate kolektivno znanje, ali također i da spriječite da loš kvalitet napreduje u narednu fazu procesa, dok istovremeno identifikujete prilike za poboljšanje. Podsticanje vaših timova da stvaraju vlastite zajedničke liste je odličan način da se poveća kolektivno znanje i da se pogone kontinuirana poboljšanja, što konačno znači da dostavljate više proizvoda svojim kupcima.

Članak “Lean and the Magic of Checklists” autor John Watt-a preveden je sa portala MANY CAPS CONSULTING.