Ključne razlike između kupovine i nabavke

Pitanje kupovine i nabavke jedno je od često postavljanih pitanja. U ovom članku objasnili smo razliku između kupovine i nabavke.

Evolucija od kupovine do nabavke i njihove definicije.

Kupovina se u našem svijetu prvi put pojavila tokom Drugog svjetskog rata. Dešavala se unutar činovnih funkcija koje su se bavile kupovinom sirovina, roba i zaliha za organizacije i preduzeća. Kada se vratimo unazad do šezdesetih i sedamdesetih godina prošlog vijeka, kupovina je nastavila sticati snagu unutar organizacija, ali se i dalje smatrala administrativnim zadatkom. Tek sa pojavom nabavke u 2000-ima, uloga kupovine postala je strateška funkcija koja je evoluirala u nabavke kakve danas poznajemo. Međutim, razlika postoji – nastavite čitati da biste saznali!

Kupovina se odnosi na sticanje ili izravnu kupovinu robe i usluge. Uključuje aktivnosti poput naručivanja, podizanja naloga za kupovinu, primanja i plaćanja.

S druge strane, nabavka se definiše kao proces sticanja robe, sirovina i usluga za organizacionu upotrebu. Uključuje aktivnosti poput utvrđivanja potreba, nabave, odabira, pregovaranja, naručivanja, primanja i plaćanja.

Obije imaju zajednički cilj sticanje dobara, ali imaju različite pristupe u organizacijskim postavkama. Vrijedno je napomenuti da je dobavljanje ili nabava komponenta lanca snabdijevanja koja uključuje čitav fizički postupak od naručivanja i dobivanja sirovina, uključujući sve korake procesa između, dok gotov proizvod ne stigne do krajnjeg potrošača. Kupovina ili nabavka igraju ulogu u lancu snabdijevanja proizvoda nabavom sirovina za proizvodnju.

Razlika između kupovine i nabavke

Tokom godina, dva pojma „nabavka“ i „kupovina“ korištena su naizmjenično. Međutim, oni nisu isti. Pogledajmo razliku između njih:

Uopšteno govoreći, postupak kupovine je manje složen i znači ono što se za to podrazumijeva, dok nabavka uključuje puno pojedinačnih koraka i procesa koji se mogu argumentirati kao dugotrajni, nepotrebni i skupi.

Kupovina uključuje:

Naručivanje, podnošenje zahtjeva za robu ili potrebnu uslugu.
Podizanje naloga za kupovinu dobavljaču ili vendoru od kojeg se namjerava kupiti roba
Primanje naručene robe prema narudžbenici
Isplate se vrše nakon što je roba isporučena i ispunjava zahtjeve narudžbenice.

Nabavka uključuje:

Planiranje i identifikaciju – ovo je identifikacija potrebe za robom ili uslugom – za zahtjeve je potrebno odobrenje ili šefa odjela/organizacije ili generalnog direktora. Uključuje e-mail, dopise koji detaljno opisuju poslovne potrebe i uticaj na dobro, uslugu ili posao.
Traženje dobavljača – ovdje se pozivi šalju dobavljačima ili vendorima da odgovore na njih.
Izbor dobavljača i ugovaranje – ovo je mjesto gdje se odgovarajući dobavljač ili vendor bira nakon kritične procjene od strane tima za nabavu, a zatim mu se nudi ugovor o isporuci ili pružanju robe ili usluga kako se očekuje.
Upravljanje ugovorima – faza u kojoj se zaključuje ugovor između relevantnih strana za ispunjavanje ugovornih obaveza kako bi se izbjegao nesporazum.
Primanje i čuvanje – ovo je primanje konačnog naloga sa izvršenom inspekcijom kvaliteta od strane organizacije i revizije. Ovo osigurava da isporučeni proizvod odgovara narudžbenici.
Plaćanje i procjena – nakon završetka nabave proizvoda/usluge, plaćanje dobavljaču/ vendoru je završeno. To je upravljanje postupkom plaćanja nabavke (Procure-to-Pay Process).

U nekoliko organizacija je završen postupak evaluacije kako bi se utvrdio uspjeh i slabosti na kojima se treba raditi.

Kao što jasno vidite, kupovina je daleko jednostavnija u odnosu na nabavku, koja može imati puno više potencijalnih problema.

Još jedno područje razlike u debati o kupovini i nabavci su uloge i odgovornosti. Kupovina je ograničena na činovnu funkciju sa ulogom pravednog naručivanja ili kupovine dobara ili usluga, dok se prilikom nabave moraju pratiti svi aspekti strateške funkcije s dodatnim uvjerenjem da vrijednost za novac, stvaranje vrijednosti, ušteda troškova i izbjegavanje troškova unutar organizacije identifikuju se i evidentiraju.

„Nabavka je evoluirala od činovničke u taktičku, a sada u stratešku ulogu.“

Sljedeće područje razlike između nabavke i kupovine je uključenost ljudi. Kupovina obično uključuje mali ili ograničen broj ljudi, zato je manje glomazna ili birokratska.

Dok kod nabavke, svaka faza uključuje nekoliko ljudi, svaki koji doprinosi dijelu procesa, bez kojih lanac neće uspjeti. Dakle, potreba za izvrsnim komunikacijskim vještinama, transparentnošću i umrežavanjem među dionicima za uspjehom, što se može procijeniti iz Vodiča za autentične razgovore o javnim nabavkama i odgovorima (21 Authentic Procurement Interview Questions and Answers Guide).

Proces kupovine ne uključuje nužno konkurenciju, jer se kupovina može smatrati jednokratnom svaki put, jer postoji sloboda istraživanja i promjene dobavljača svaki put kada je potrebna kupovina. Teret kupaca je isključivo ugovorni. Dok se čini da nabava stvara konkurenciju među dobavljačima jer su ugovori na snazi. To je povoljno za kupce jer konkurencija omogućava inovacije među dobavljačima i zdravo poslovno okruženje.

Konačno, još jedna razlika između nabavke i kupovine je njihov fokus. Kupovina je uglavnom usmjerena na to kako doći do robe i usluga, dok se nabava fokusira na potrebu za robom ili uslugama s naglaskom na izbjegavanje nepotrebnih troškova ili resursa, jer je vrlo strateška funkcija podsticanje uštede troškova za organizaciju.

Dakle, ukratko, razlike između kupovine i nabave toliko su velike u njihovoj definiciji i primjeni da bi upotreba pojmova naizmjenično trebala biti ograničena, ako ne i potpuno izbjegnuta za svakoga ko razmišlja da postane ključni igrač u lancu snabdijevanja.