U istraživanju Harvard Business Review sprovedenom među 202 profesionalca, 40% ispitanika je prijavilo više od 10 prekida dnevno, dok je 15% prijavilo više od 20 prekida dnevno.
Ovi prekidi sprečavaju nas da uplovimo u stanje maksimalnog fokusa i smanjuje našu produktivnost.
Rešenje se krije u sistemima.
Jedan od njih je i F.O.C.U.S. metod.
Šta je F.O.C.U.S. metod?
Metod se zasniva na pet principa koji pomažu da se energija usmeri na ono što je bitno:
F – Filtriraj zadatke
Ovo je prvi korak i u njemu razdvajamo zadatke koji donose vrednost od onih koji to ne donose.
U ovome nam pomažu dve metode:
- Eisenhowerova matrica (matrica hitno/bitno) – klasifikacija zadataka kroz 4 kvadranta
- Getting Things Done (GTD) – jasan sistem upravljanja zadacima
O – Organizuj prioritete
Nakon što smo odradili filter i odlučili kojim zadacima se bavimo, potrebno je da ih prioritizujemo.
Drugi korak nas uči kako da organizujemo naše zadatke po prioritetima:
- Pravilo 3 dnevna prioriteta – to je dovoljno da dan bude uspešan
- Sat pobede – kako organizovati prvih sat vremena nakon buđenja
- Duboki rad – kako izbeći multitasking, zaštiti fokus i ući u flow state
C – Ciljana akcija
U ovom koraku je već jasno kojim zadacima treba da se bavimo.
Ali, kako da pobedimo prokrastinaciju?
Tri pravila nam pomažu:
- Pareto princip (80/20 pravilo) – 20% aktivnosti donosi 80% rezultata
- Metoda sledeći najmanji korak – koji je prvi najmanji korak koji može odmah da se preduzme?
- Pravilo 2 minuta – ako zadatak može da se uradi za manje od 2 min., uradi ga odmah.
U – Ukloni distrakcije
Dolazimo do zaštite našeg fokusa i vremena, o čemu sam pisao na početku teksta.
Mozgu je potrebno 23 minute da se vrati u fokus nakon prekida.
Zato je bitno da stvorimo pravo okruženje:
- Prepoznajemo neprijatelje našeg fokusa – digitalna i fizička ometanja
- Obezbedjujemo focus-friendly okruženje – 5 koraka za sigurno okruženje
- Koristimo fokus blokove za produktivnost – unapred planirano vreme za rad na prioritetima
S – Sistematizuj rutine
Kao i u svakoj metodi i ovde je naglašena standardizacija i održivost navika i rutina.
- Večernja rutina – ovo je temelj za naredni dan
- Jutarnja rutina – određujemo kvalitet našeg dana i usmeravamo energiju na produktivnost
- Planeri, tj. praćenje – bitno je staviti „na papir“ naš dan. Smatrajte to kao Gemba, VSM ili Audit.
Bez jasnog okvira poput F.O.C.U.S. metode, tipični problemi uključuju:
- Prebacivanje sa zadatka na zadatak, bez pravih rezultata
- Osećaj produktivnosti koji je u stvari samo zauzetost
- Reakcija na hitno, ignorišući bitne teme
- Frustraciju zbog nagomilanih obaveza
Sa jasnim sistemom i rutinama:
- Imaš jasnu mapu svog dana
- Motivaciju pretvaraš u održivost
- Usmeravaš energiju ka bitnim stvarima
Kako primeniti F.O.C.U.S. metod?
Može se odabrati bilo koja metoda unutar ovih 5 koraka, ali preporučujem da se krene redom.
Prvo, zapisati sve što vam je na umu.
Ideje, želje, zadatke u kašnjenju, zadatke koje treba odraditi, probleme itd.
To je inbox i u njemu nema procesuiranja.
Dalje, zapisano posložiti po Eisenhower matrici i GTD metodi.
To je sasvim dovoljno za prvu nedelju.
Druga nedelja može poslužiti kao test za jedan projekat.
Odaberite jedan projekat koji je bitan, ali nije hitan.
Rasčlanite ga na najmanje moguće delove i odredite korake koje treba preduzeti.
To će biti prioriteti za tu nedelju.
Bavite se njima prvih sat vremena nakon buđenja, jedan po jedan, bez ometanja.
Uvodite i večernju rutinu, koja je temelj za naredni dan.
Treća nedelja služi za sistematizaciju.
Tokom prve dve nedelje iskristalisaće se koja je vaša zelena zona (vreme kada ste najproduktivniji), kada i kako možete da obezbedite focus-friendly okruženje, koja aplikacija odgovara ili ste više orijentisani na planer itd.
Uvodite nedeljni pregled i plan za narednu nedelju, sa pitanjima koja vas podstiču da ukidate nepotrebno i intenzivirate ono što je donosilo najbolje rezultate.
Izuzetno je važno da sve pišete i pregledate tokom zakazanih sesija.
Praćenjem ovog okvira, postizaćete više za manje vremena.
Tokom procesa implementacije i daljeg usavršavanja (jer svaki sistem mora da se redovno unapređuje) upoznaćete sebe na drugačiji način.
Produktivnost nije stvar talenta, već sistema koji vama odgovara.
Za implementaciju održivog sistema produktivnosti preuzmite besplatan eBook o F.O.C.U.S. metodi i počnite već danas… to je prvi najmanji korak koji možete uraditi.
F.O.C.U.S. METOD ZA PRODUKTIVNOST BEZ SAGOREVANJA
